Travel-Services und Meeting-Management sind zentrale Bestandteile des Unternehmensalltags. Sie ermöglichen es, Geschäftsbeziehungen zu pflegen, neue Märkte zu erschließen und die Zusammenarbeit in Teams zu fördern. Gleichzeitig stellen sie Unternehmen vor organisatorische und finanzielle Herausforderungen. Die steigenden Kosten für Reisen und Meetings machen oft einen erheblichen Anteil der indirekten Ausgaben aus, während die Steuerung dieser Prozesse häufig unzureichend ist. Ein durchdachtes Management dieser Bereiche kann Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit gleichermaßen fördern.  

Die Organisation von Geschäftsreisen ist oft komplex und mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Nicht in jedem Unternehmen sind die jeweiligen Teilbereiche organisatorisch fest verankert und werden professionell betreut. Hieraus ergeben sich typische Herausforderungen: 

• Fehlende Strategie: Unklarer Leistungsumfang interner und externer Anbieter (zusätzlich zu Self-Service-Angeboten) und fragmentierte Abwicklung mit mehreren Systemen führen zu Ineffizienzen. 
• Einhaltung der Reiserichtlinien: Hohe Flexibilität bei der Buchung führt zu einer Diskrepanz zwischen den Unternehmensanforderungen und den Präferenzen der Mitarbeitenden und somit zu steigenden Kosten. 
• Schwierige Verhandlungen: Die zunehmende Dominanz großer Fluggesellschaften und Hotelketten schränkt die Verhandlungsmacht bei der Beschaffung ein. Hinzu kommen geringe Kostentransparenz und hohe Preisvolatilität. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es notwendig, nicht nur den Prozess, sondern ganzheitlich das Operating Model sprich Organisation, Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten zu optimieren. So setzen beispielsweise eine Vielzahl an Unternehmen auf zentrale Buchungsplattformen, die alle Reiseoptionen an einem Ort bündeln und eine transparente Kostenübersicht ermöglichen. Automatisierte Genehmigungsprozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und stellen sicher, dass Richtlinien eingehalten werden. Partnerschaften mit Reiseanbietern bieten Unternehmen die Möglichkeit, von Sonderkonditionen und Rabatten zu profitieren. Darüber hinaus können durch die Erhebung und Analyse von KPIs Einsparpotenziale identifiziert und zukünftige Planungen optimiert werden. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und den organisatorischen Aufwand zu minimieren. Je nach Reifegrad des Status quo sind im Bereich Travel Services signifikante Einsparungen möglich. Im Durchschnitt ergibt sich ein Potenzial von 3 bis 7 Prozent. 

Meetings, ob physisch oder virtuell, sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Doch auch hier gibt es Herausforderungen: 

• Fehlende Strategie: Die Organisation von Meetings & Events erfolgt häufig dezentral durch verschiedene Abteilungen mit nur begrenzter Kontrolle. 
• Geringe Kostentransparenz: Auf mehrere Kostenstellen und Zahlungsmethoden verteilte Ausgaben, die eine ausreichende Nachverfolgung und Konsolidierung der Gesamtausgaben verhindern. 
• Manuelle und ressourcenintensive Prozesse: Organisatorische und finanzielle Prozesse (Buchung, Genehmigungen, Rechnungsstellung) sind oft ineffizient. 

Ein effektives Meeting-Management erfordert klare Strategien und Richtlinien. Damit diese aber auch umgesetzt werden können, bietet es sich an das Meeting-Management zu zentralisieren und an der richtigen Stelle im Unternehmen aufzuhängen. Gleichzeitig sollten klare Richtlinien und Prozesse für Events (ob digital oder physisch) aufgestellt werden, um die Organisatoren an klare unternehmerische Vorgaben zu knüpfen. Hierzu bietet sich die Nutzung von Tools oder MSPs (Managed-Service-Providern) an, also ein Outsourcing wichtiger Prozessschritte an Experten. Der Vorteil bei solch einem Schritt ist die höhere Transparenz, da ein MSP oder Tool meist ein besseres Controlling der Meetings und Events und damit auch der Kosten zulässt. Durch ein gezieltes Meeting-Management können Einsparungen von 4 bis 9 Prozent realisiert werden. 

Die Zukunft von Travel-Services und Meeting-Management wird von Innovationen geprägt sein. Künstliche Intelligenz und Machine Learning werden eine zentrale Rolle spielen, indem sie personalisierte Empfehlungen und automatisierte Prozesse ermöglichen. Virtuelle und hybride Meetings werden weiter an Bedeutung gewinnen, da sie Flexibilität und Nachhaltigkeit vereinen. Gleichzeitig wird die Integration von Nachhaltigkeitszielen in die Unternehmensstrategie immer wichtiger. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Trends reagieren, können nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. 

Di Stefano, F. /  Schlünsen, H.