Leadec : Automatisierung und Skalierung des Sales Reportings mit Einsatz von Power BI und Salesforce

Leadec, mit Hauptsitz in Stuttgart und mehr als 23.000 Mitarbeitenden, ist der global führende Servicespezialist für den gesamten Lebenszyklus der Fabrik und der dazugehörigen Infrastruktur.

Neben einem CRM-basierten operativen Sales Reporting, stellt der Bereich Sales Excellence ein umfangreiches Sales Management Reporting zur Verfügung, das unter anderem die weltweiten Vertriebsaktivitäten (insb. Pipeline Management, Plan-Ist-Vergleiche, strategische Analysen, sowie statistische Prognosen) enthält. Stetig gewachsene inhaltliche Ansprüche sowie eine kontinuierliche Erweiterung der Stakeholder hat dazu geführt, dass der bisherige Erstellungsprozess (über Datendownload aus CRM- und Finanzsystem, Excel-Kalkulationen und Powerpoint) hohe Kapazitäten beansprucht. Auch das exponentielle Wachstum der Datenmengen sowie die damit verbundenen manuellen Datenverknüpfungen und Kalkulationsschritte binden zusätzliche Ressourcen. Eine weitere Skalierung des Steuerungsmodells sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung erschien so nur noch schwer möglich. Zusammen mit Horváth sollte das Sales Reporting daher automatisiert werden.

Durch den Einsatz des Salesforce-Konnektors wurde das Salesforce CRM-System erfolgreich an das Datenmodell in Power BI angebunden, um eine zentrale Datenbasis zu schaffen. Zusätzlich wurden Informationen, wie Finanzdaten, Organisationsstrukturen und Sicherheitsvorgaben, über Excel-Dateien eingebunden. Auch eine Kommentarfunktion wurde integriert, deren Kommentare auf einem SharePoint gespeichert werden. Die Eintragungen erfolgen anhand mehrerer Dimensionen, darunter die Geschäftseinheit, das Datum und die KPIs. Die in Salesforce vorhandenen Daten auf Opportunity-Ebene wurden so aufbereitet, dass sie monatlich ausgewertet und für Umsatzberechnungen genutzt werden können.

Die neue Reporting-Plattform hat den Aufwand für die Berichtserstellung erheblich reduziert und gleichzeitig die Verfügbarkeit von Daten deutlich verbessert. Sie bietet nun die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren und erreicht einen erweiterten Nutzerkreis – von regionalen Einheiten bis hin zu Business Units und Profit Centern. Sie ermöglicht nicht nur eine regelmäßigere Aktualisierung der Berichte, sondern auch intuitive Visualisierungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Managements zugeschnitten sind. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine interaktive, tiefergehende Analyse der Daten via Slice & Dice und Kommentierungsfunktionen. Das hat die Analysefähigkeit der Sales-Performance enorm verbessert. Weitere Bestandteile wie bspw. ein multidimensionales Berechtigungssystem, ein komplexes FX-Management sowie eine mobile App komplementieren die neue Reporting Plattform.