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New Work: Desksharing

„Back to the New Normal“ erhöht die Relevanz flexibler Arbeitsplatzkonzepte. Desksharing als eine Trendlösung benötigt bei der Umsetzung vor allem eines: Frühzeitige Change-Management-Begleitung und offene Kommunikation.

Über den Arbeitsplatz der Zukunft wurde schon viel spekuliert und es wurden diverse Konzepte erarbeitet. Das flexible Arbeiten gilt dabei als Grundvoraussetzung für einen zeitgemäßen Arbeitsplatz. Arbeiten 4.0 und New Work sind weitere Trendbegriffe in diesem Kontext. Die Pandemie hat die Diskussion neuer Arbeitsplatzkonzepte weiter in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt. In kürzester Zeit wurde in vielen Unternehmen sogar deutlich, dass hundertprozentige Remote-Arbeit trotz aller Bedenken funktionieren kann. Viele Arbeitgeber ziehen bereits Schlüsse aus der Corona-Zeit und beschäftigen sich nun mit der Büronutzung der Zukunft. Gerade das Konzept Desksharing (das Teilen von Arbeitsplätzen) findet bei vielen Unternehmen Anklang, da es dem Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität und dem Interesse der Arbeitgeber Arbeitsplatzkosten zu senken gleichermaßen gerecht wird. Unsere Recherchen zeigen: Ein innovatives Unternehmen braucht heute für 100 Mitarbeiter noch rund 60 Arbeitsplätze (vor COVID-19) und dieser Trend wird sich weiter akzentuieren.

Die Umsetzung von Desksharing-Konzepten bringt zahlreiche Chancen mit sich, unter anderem:

  • Langfristige Kostensenkung durch verbesserte Raumnutzung
  • Steigende Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund der angebotenen Flexibilität
  • Stärkere, übergreifende Kollaboration durch die Auflösung der Silostruktur
  • Höherer Grad der Eigenorganisation aufgrund der Führung durch „activity based working“

Auf der anderen Seite birgt die Umsetzung von Desksharing-Konzepten auch Risiken, wie zum Beispiel:

  • Fehlende Mitarbeiterakzeptanz und Demotivation bei der Arbeit aufgrund des physischen Arbeitsplatzverlustes und dem Gefühl der Austauschbarkeit
  • Schwankende Identifikationsprobleme des Mitarbeiters mit dem Unternehmen
  • Fehlende Einhaltung fester Bürospielregeln (z.B. clean desk oder auch COVID-19-Hygieneregeln)
  • Fehlendes angepasstes Führungsverständnis (ausgerichtet an „activity based working“ und arbeiten mit hybriden Teams)

Damit aus einem Desksharing-Konzept gelebte Arbeitsrealität wird, sollte von Beginn an eine Change-Management-Begleitung und eine offene Kommunikation in der Umsetzungsphase einplant werden. So können Mitarbeiter für das Desksharing motiviert und begeistert sowie Ängste und Sorgen frühzeitig adressiert werden. Zudem benötigen die Führungskräfte – gerade mit Hinblick auf die „Back to the New Normal“-Zeit – ausreichend Change-Unterstützung, um das Desksharing-Konzept erfolgreich in der Umsetzung zu begleiten und auch langfristig mögliche Herausforderungen der Führung (wie z.B. die Führung von hybriden Teams) zu meistern, sodass Mitarbeitern ein Sicherheitsgefühl vermittelt wird.

Der nachfolgende Teaser „Desksharing: Change-Begleitung bei der Desksharing-Umsetzung“ gibt einen Überblick über die Herausforderungen bei diesem Thema und liefert die passenden Lösungen aus Change- und Kommunikationssicht.
Beispielhafte Detailkonzepte verdeutlichen das von Horváth & Partners empfohlene Vorgehen.

In einem unverbindlichen Austausch freuen wir uns, Ihnen nähere Einblicke in die Thematik zu geben – kommen Sie gerne auf uns zu!

Hier geht's zum Point of View!

Jung, M.  / Wolff, E. 

Horváth & Partners
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