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Wie Sie Ihre Unternehmenssteuerung auf unsichere Zeiten vorbereiten

Business-Continuity-Management liefert die Pläne, die Sie jetzt brauchen, um Ihre Wertschöpfung aufrechtzuerhalten

Hochaktuell sehen wir, wie ein vor zwei Monaten völlig unbekannter Virus ganze Landstriche in Europa lahmlegt und Unternehmen plötzlich mit heftigen Umsatzeinbrüchen konfrontiert sind. Aber nicht nur COVID-19, Überschwemmungen, Finanzkrisen, Konkurse von Lieferanten oder andere Bedrohungen – Unternehmen, die keinen Notfallplan für den Umgang mit extremen Situationen bis hin zu „Black-Swan-Ereignissen“* vorhalten, riskieren große Schäden. Wenn kritische Geschäftsprozesse unterbrochen werden, droht im schlimmsten Fall die Existenzgefährdung. Um die Wertschöpfung aufrecht zu erhalten, müssen die wesentlichen Geschäftsprozesse stabil bleiben. Das bedeutet, dass Unternehmen die dazu wichtigen Ressourcen schützen müssen. Hier zählen neben den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch die Gebäude, bezogene und selbst erstellte IT-Services sowie externe Lieferanten.

Doch wie können Unternehmen jetzt vorgehen? Unsere Experten haben einen modernen Business-Continuity-Management-Ansatz (Smart BCM) entwickelt, der in drei Schritten hilft, wichtige Geschäftsprozesse auch in turbulenten Zeiten zu stabilisieren, die wesentliche Wertschöpfung beizubehalten und Schäden zu vermeiden. 

Schritt 1: Verständnis wecken

Der erste und wichtigste Schritt ist, ein Verständnis für die Anfälligkeit der eigenen Geschäftsprozesse zu entwickeln. In normalen Zeiten lassen sich fast alle Abweichungen vom gewünschten Ist-Zustand kompensieren. In Krisenzeiten aber kann es zu Ausfällen dieser Kompensationen kommen. Wie aktuell zu beobachten ist, bleiben Waren in den Häfen und gelangen nicht zur Produktionsstraße. Reisen können nur eingeschränkt vorgenommen werden, was bedeutet, dass wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht zu ihren Einsatzorten gelangen. Im schlimmsten Fall ist es unmöglich, bei der Arbeit zu erscheinen, weil Behörden ganze Gegenden abriegeln. So etwas ist, wenn nicht regulatorisch gefordert, in keiner Standard-Unternehmenssteuerung vorgesehen. 

Schritt 2: BIA – Das Instrument zur Problemdetektion

Im Zentrum der BCM-Aktivitäten steht die Business-Impact-Analyse (BIA). Diese ermöglicht Unternehmen, koordiniert diejenigen Geschäftsprozesse zu identifizieren, deren Unterbrechung sehr große Schäden mit sich bringen würde. Und sie hilft, die Bedrohung auf die Ressource(n) zurückzuverfolgen, die den Ausfall verursachen. Mithilfe dieser Analyse werden die Business-Continuity-Anforderungen systematisch aufgenommen. Das Ergebnis der BIA bildet die Grundlage für die Erstellung der Business-Continuity-Strategie, die jeweiligen Business-Continuity-Pläne und -Lösungen. Anhand der Auswirkungen von Geschäftsunterbrechungen über einen definierten Zeitraum lässt sich die maximal tolerierbare Ausfallzeit für alle Schlüssel-Geschäftsprozesse festlegen. Die BIA dokumentieren zudem, welche Minimal-Ressourcen zur Weiterführung bzw. rechtzeitigen Wiederherstellung der Aktivitäten benötigt werden (Recovery-Ziele). Durch die Gegenüberstellung mit bereits existierenden Continuity-Lösungen identifizieren Unternehmen einen ersten Handlungsbedarf. Eine wichtige Rolle spielen hierbei auch existierende Umgehungslösungen (z.B. alternative Prozeduren, „Workarounds“) sowie Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsprozessen. 

Praxiserfahrung: Symptome vor Ursachen

Gerade die Bewertung von Krisen fällt Menschen schwer, wenn sie nicht auf vergleichbare Ereignisse zurückgreifen können. Unser Smart-BCM-Ansatz ermöglicht die Suche nach Störungen für den Geschäftsbetrieb durch Szenario- und Simulationstechniken. Es gilt, den Auslöser für die Prozessstörung zu beschreiben, also sich auf das Symptom und nicht die genaue Ursache zu fokussieren. So ist es vollkommen unerheblich, warum Mitarbeiter/innen nicht zur Arbeit erscheinen. Wichtig ist nur, ob dies einen relevanten Einfluss auf die Wertschöpfung hat und welche Maßnahmen Unternehmen ableiten müssen. 

Schritt 3: Die Fortführungsstrategie

Der nächste Schritt ist die Definition der BC-Strategie. Sie enthält das grundlegende Vorgehen, wie die in der BIA definierten Recovery-Ziele erreicht werden können. Eine erfolgreiche BC-Strategie umfasst folgende Kernelemente:

  • Definition von Worst-Case-Szenarien als Planungsgrundlage
  • Übersicht der strategischen Optionen 
  • High-Level-Bewertung der strategischen Optionen bezüglich Kosten, Umsetzbarkeit und Eignung für bestimmte Recovery-Anforderungen
  • Definition von Standardoptionen für die Recovery-Time-Objective-Anforderungen (RTO)
  • Dokumentation weiterer strategischer BCM-Grundsatzentscheidungen    
  • Erste Ermittlung von Handlungsbedarfen
     

Fazit

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Fortbestehen in unsicheren Zeiten. Unternehmen sollten spätestens jetzt beginnen, kritische Geschäftsprozesse zu identifizieren und Notfallpläne zu erstellen. Wer eine krisenfeste BC-Strategie definiert hat, ist auch auf ein „Black-Swan-Ereignis“ bestmöglich vorbereitet und kann immense Schäden vermeiden.

Unser Smart-BCM-Ansatz orientiert sich am Standard 100-4 des BSI, adaptiert um den Steuerungsgedanken und die feste Implementierung in Ihrem bestehenden Managementansatz. Dieser Ansatz bildet eine echte Ergänzung der herkömmlichen Risiko- und Unternehmenssteuerung im Downside-Management.

Unsere Experten unterstützen Sie gerne beim Aufbau eines modernen Business-Continuity-Managements, das auf Ihre Bedürfnisse angepasst und in Ihr bestehendes Management-Instrumentarium eingebettet ist.  Sie verfügen über langjähriges Know-how und Best Practices aus unterschiedlichen Branchen und können so auch schnell anwendbare Lösungen liefern. Wir freuen uns auf den Austausch.

*Der Ausdruck Black Swan beschreibt die sehr seltenen Ereignisse, die von kaum jemandem wirklich antizipiert werden, aber in ihren Auswirkungen umso verheerender wirken.
 

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