A COVID megjelenése óta jelentősen megnőtt az otthoni munkavégzés (home office) szerepe a mindennapjainkban. Ebben a megváltozott környezetben már nem csak otthonról vagy az irodából tudunk dolgozni, hanem akár útközben is, ezzel is csökkentve a nap közben eddig kieső időt. A sok pozitívum mellett egyértelmű, hogy ezzel jelentősen megritkulnak a véletlen találkozásaink a munkahelyen, azaz egyre kevesebb a munkavállalók között az információ megosztására a lehetőség: elmaradoznak a közös kávézások, a rövid beszélgetések a konyhában, a vízautomata mellett. Egyre kevesebbet tudunk kollégáinkról, hogy milyen kihívások foglalkoztatják őket, vagy épp milyen rejtett képességeik miatt fordulhatnánk mi hozzájuk.

Ezek a véletlen interakciók szerves részét képezik a mindennapi munkavégzésünknek. Lehetőséget kínálnak a tanulásra és a kapcsolatépítésre, sőt, gyakran előfordul, hogy ilyen kapcsolatokon keresztül hallunk új szervezeten belüli pozíciókról vagy olyan projektekről, amelyekhez szívesen csatlakoznánk. Ezen interakciók hiányában kevésbé hatékony a tudásmegosztás a szervezeten belül, emellett, mivel nem látjuk minden nap kollégáinkat, a kapacitáskihasználás is nehézkesebbé vált, ami akár bevételkieséshez is vezethet.

A véletlen interakciók hiánya több fontos kérdést is felvet:

• Hogyan fog kinézni a jövőben a munkarend?
• Néhányan továbbra is a privát terekben fognak dolgozni?
• Mindenképp szükséges egy térben lenni a kollégáinkkal, hogy kihasználjuk a közösség kreatív erejét?

A technológiai fejlődéssel és a nagymértékű specializációval a vállalatokban egyre több munkatárs tekinthető valamely szűkebb terület szakértőjének. Az új szellemi tartalmak és innovációk létrehozásához így aztán egyre szélesebb körű kooperációra, együtt gondolkodásra van szükség. Napjainkban már nem magányos zseniktől várhatjuk az új megoldásokat: az együtt alkotó csoportoké és hálózatoké a főszerep.

A modern (fizikai) irodák kialakításakor a tervezők gondosan mérlegelik a terek arányát és elhelyezését: melyik tér hogyan támogatja a fókuszált egyéni munkát, az értekezleteket, az informális találkozások létrejöttét. Az otthoni munkavégzéssel ennek a gondos tervezésnek a jelentősége visszaszorult.

Hasonlóan fontos azonban a közös munkát támogató virtuális terek (például chatplatformok, céges tudásbázisok, vállalati közösségiháló-oldalak) kialakítása is. Az otthoni munkavégzés elterjedésével a virtuális terek mérnöki megtervezése (fizikai terekéhez hasonlóan) óriási jelentőséget kapott.

Érezhető, valamint számos tudományos kutatás is foglalkozott azzal, hogy a fizikai és virtuális terek, amelyekben a munkatársak kapcsolatba kerülnek egymással, hogyan és mennyire befolyásolják a közöttük kialakuló együttműködést.

Globális trend, hogy a vállalatok munkatársai többet érintkeznek online, mint offline felületeken. A koronavírus-járvány pedig jelentősen felerősítette ezt a jelenséget. Minthogy a távoli együttműködés szükségessége hosszútávú trendnek tűnik, egyre nagyobb vezetői érdeklődés irányul a kollaborációt támogató virtuális terekre és eszközökre. Itt kerülnek előtérbe a vállalati közösségiháló-megoldások.

A kollaborációs eszközöktől (pl. Microsoft Teams) eltérően, a vállalati közösségi háló olyan online kapcsolati eszköz, amely üzleti vagy személyes érdekek vagy tevékenységek mentén kapcsol össze személyeket. Célja a vállalaton belüli kapcsolatépítés a mindennapi munkakapcsolatainkon kívül. Ezeket a rendszereket gyakran „nyakkendős Facebookként” is emlegetik, ugyanis általában hasonló struktúrával és felhasználói élménnyel rendelkeznek, mint a nagy közösségimédia-eszközök: posztokat tehetünk közzé, reagálhatunk, megjegyzéseket írhatunk mások posztjához.

A fentiekből következően három fő szervezeti cél szolgálatában lehet hasznos a vállalati közösségi háló használata a cégünknek:

• Vállalaton belüli kapcsolati háló kiterjesztése: A fentebb említett posztolás, reagálás a későbbi offline párbeszédek elindításában segítenek. Ilyen témák lehetnek például a munkával kapcsolatos sikerek (értékesítések lezárása, új leadek stb.), vagy akár személyes információk (sportérdeklődés, költözés stb.). Ezáltal megismerhetjük azon kollégáinkat is, akikkel nem állunk gyakori munkakapcsolatban, de közös ponttal rendelkezünk, akár szakmai vagy magánéleti szempontból. Fontos, hogy a vállalati közösségiháló-alkalmazások nem a személyes kapcsolatok kiváltására szolgálnak, hanem a mai hibrid világunk hatékony kiegészítését támogatják, ami különösen fontos például az új belépők integrációja szempontjából.
• Belső kompetenciatérkép / tudástár kialakítása: Az aktív használattal közvetetten elérhetővé válik egy belső kompetenciatérkép, amely megmutatja, hogy kik az adott téma szakértői. Ezzel annak az esélyét csökkentjük, hogy bár tisztában vagyunk a ténnyel, hogy a tudás rendelkezésre áll a szervezetben,  nincs meg az információ, hogy kinél. Emellett a vállalati közösségi háló gyakran a központja a vállalati információmegosztásnak, így a vállalati tudásmenedzsment-rendszer elengedhetetlen része.
• Vezetői információfogyasztás: Az élő, aktív vállalati közösségi háló a vezetői információfogyasztást is támogatja. Elég, ha egy felsővezető végignézi a „falát” reggel (azok a posztok, csoportok jelennek meg itt, amelyekre fel van iratkozva) és máris szerez rengeteg fontos információt, melyeket egyébként csak a kávézóban „jó helyen és jó időben” tudott volna megszerezni. Emellett nem szabad lebecsülni a vezetői jelenlét értékét sem. Egy-egy like vagy hozzászólás könnyebben és gyorsabban tud pozitív visszacsatolást adni a többi kolléga részére, ezzel motiválva őket.

Manapság a legtöbb nagyvállalat részét képezi valamilyen vállalati közösségi háló, azonban ezek kihasználtsága jobbára rendkívül alacsony. Mivel kevesen használják ezeket, sok munkatárs nem is igazán érti, mire valók, a használatból fakadó előnyök elmaradása miatt pedig gyakran a vezetők sem járnak elő jó példával.

Amennyiben cégünk használ (vagy elindult az úton, hogy használjon) vállalati közösségi hálót, akkor érdeke, hogy a kollegák minél többet és minél jobban használják ki az alkalmazást. Ezért fontos, hogy tisztán lássuk, hogy milyen felhasználótípusokkal találkozhatunk cégen belül. Kutatások (valamint tapasztalataink) alapján a vállalati közösségi háló felhasználóit négy csoportra lehet osztani:

A négy csoportról bővebben:

• Evangelisták: Ők azok, akik értik és ki is aknázzák a vállalati közösségi hálóban rejlő előnyöket, sokat posztolnak, erre buzdítanak másokat is (magas aktivitás, magas elköteleződés).
• Kényszerből használók: Ők azok, akik gyakran kényszerből (például vezetői nyomásra) dolgoznak a rendszerben, valamint nem teljesen értik / látják annak előnyeit (magas aktivitás, alacsony elköteleződés).
• Hívek: Ők azok, akik értik a vállalati közösségihaló-használat előnyeit, mégis inkább más felületeken kommunikálnak (alacsony aktivitás, magas elköteleződés).
• Szkeptikusok: Ők azok, akik negatívan viszonyulnak a vállalati közösségi halóhoz, egy újabb felesleges vállalati IT rendszert látnak benne (alacsony aktivitás, alacsony elköteleződés).

A négy típus kialakulása természetes, nem várható el mindenkitől az azonos aktivitási szint. Azonban fontos, hogy különböző lépésekkel (ösztönzők beépítése, demokratikus csoportok stb.) figyelmet fordítsunk arra, hogy a felhasználóink minél aktívabbak és elkötelezettebbek legyenek (a jobb felső csoport felé mozogjanak).

Jelenleg a piacon több tech-óriáshoz tartozó, egymással versenyző vállalati közösségihálózat-alkalmazást találunk (nem teljeskörű felsorolás):

• Microsoft Yammer (Viva Engage): A szervezet irányába való elköteleződést és a kollegákkal való kapcsolatot elősegítő alkalmazás (Facebookhoz hasonló, Microsoft integrált felület).
• SAP Jam: Az SAP felhőalapú közösségimédia-platformja. Együttműködést és információmegosztást segítő alkalmazás. Az SAP SuccessFactors integrált része.
• Meta (korábban Facebook) Workplace: Elköteleződést, információ megosztást és üzleti kommunikációt elősegítő alkalmazás (Facebookhoz leginkább hasonlító felület).
• Slack (Salesforce vásárolta meg): Inkább start-up-ok által használt kommunikációt biztosító platform. Erős Github, Stackoverflow integráció.

Ahogy a fenti szövegek is mutatják a vállalati közösségiháló-alkalmazások ugyanazt a célt szolgálják, azonban vannak kisebb-nagyobb különbségek:

• A szállító egyéb termékeivel való integráltság (pl.: A Yammer jól integrált a Microsoft egyéb termékeivel (Teams, Outlook stb.)).
• Oktatóanyagok elérhetősége (pl.: A Slack és a Mictosoft is több oktatóanyagot kínál a szoftver használatához).
• Eszközök száma (pl.: A Workspace több eszközzel biztosítja a nagyvállalati „közösségi háló” élményt).
• Stb.

Összegezve a mai COVID-sújtotta, „home-office-os” időkben a korábbinál még nagyobb szükségünk van a vállalati közösségiháló-alkalmazásokra. Ahhoz azonban, hogy jól tudjunk választani a piacon található számos termék közül (nem csak a fentieket figyelve), több tényezőt is figyelembe kell vennünk, mint a pontos vállalati igények, vagy éppen a vállalatban meglévő jelenlegi eszközpark / architektúra.

Amennyiben érdeklődik a vállalati közösségiháló-alkalmazások iránt, tanácsadóink örömmel állnak rendelkezésre a segítségnyújtásban!

Szerzők:

Baksa Máté, a Budapesti Corvinus Egyetem kutatója

Balázs Bertold, az IFUA Horváth nagyvállalati riporting szakértője

Barsi Melinda, az IFUA Horváth Enterprise Analytics szakértője

Havas Levente, partner, az IFUA Horváth Enterprise Analytics kompetencia központjának vezetője

Források:

• https://www.workplace.com/
• https://workspace.google.com/
• https://blogs.sap.com/2012/10/31/introducing-sap-jam-secure-social-collaboration-where-you-work/
• https://help.sap.com/viewer/u_admin_help
• https://community.sap.com/topics/jam-collaboration
• https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/yammer/yammer-overview
• https://slack.com/help/categories/360000049063
• Workplace Analytics Archives - Workplace Insights (microsoft.com) 
• Microsoft 365 Adoption - Get Started