White Paper

A teljesítménymenedzsment érettségi szintjei

Egy controlling rendszer sosincs kész – ezt a controllerek pontosan tudják. Így aligha lepődnek meg, hogy egy teljesítménymenedzsment-rendszer is pont ilyen: mindig van mit javítani rajta. Mivel a környezet, az elvárások folyamatosan változnak, a létező legjobb teljesítménymenedzsment-rendszer sem maradhat változatlan.

Mint a neve is mutatja, rendszerről van szó, vagyis minden elemének összhangban kell lennie a többivel. Nem elég KPI-okat meghatározni vagy a rendszer egyes elemeit tökéletesíteni, együtt kell kezelni az egészet.

Nézzük meg, hogyan fejleszthetünk ki egy jól működő teljesítménymenedzsment-rendszert!

Érettségi szintek

Öt érettségi szintet különböztetünk meg a teljesítménymenedzsmentben. Ezeket úgy szemléltethetjük, mint a kúszástól a repülésig tartó fejlődést. A legalsó szinten (kúszás) nincsenek definiált szerepek és felelősségi körök, nincsenek világos mutatószámok (KPI), a rendszerek elavultak és hiányoznak a szükséges adatok. A legfelső szint (repülés) a legjobb gyakorlatot írja le. Világosan definiált központok vannak, a szervezet ezekkel összhangban működik és a feladatköröket folyamatosan aktualizálják. Az emberek naprakész ismeretekkel rendelkeznek, agilisek, továbbá magas fokon integrált rendszereket és valós idejű adatokat használnak a döntésekhez és a folyamatokhoz (lásd ábránkat).

Fontos tudni, hogy az érettségi szintek egy folyamatot alkotnak. A hasonlatunkat használva, nem lehet repülni anélkül, hogy korábban kúsztunk volna. Így valamikor minden fázison keresztül kell mennünk. Minden szervezetben meg kell tapasztalni a legalacsonyabb érettségi szintet.

Bár mindenki el szeretné érni a legfelső szintet, nem feltétlen van szükség vagy lehetőség erre az egész szervezetben. Amikor meghatározzuk, hogy milyen szintre szeretnénk lépni, fontos mérlegelni az elérhető hasznokat. Vajon a költségek és az erőfeszítés nem nagyobbak-e a haszonnál? Például van-e értelme automatikus kulcsmutatókat (automated key figures) bevezetni, ha ez egy ember 100 munkanapjába kerül, összevetve azzal, hogy manuális meghatározás esetén egy napra van szükség?

Fokozatosan, egy jól definiált roadmap szerint lehet továbblépni a következő szintre, hogy végül eltűnjön a különbség a jelenlegi és a kívánt állapot között. Minden szinten további integrációs, standardizációs és szervezeti fejlesztésre van szükség annak érdekében, hogy továbblépjünk a következő szintre.

A hasonlatunkkal élve, ha az agyunk és a karunk már készen áll az ugrásra, de a lábunk még nem, akkor nem fogunk tudni ugrani. Tehát vertikális összhangra is szükség van az egyes dimenziók mentén. Például egy mégoly kiváló rendszer hasznossága is korlátozott, ha rossz minőségűek az adatok. Egy kiváló munkatársi gárda sem képes sikert elérni, ha nincsenek hasonlóan kiváló eszközei.  Az egyes dimenziókat párhuzamosan kell fejlesztenünk ahhoz, hogy elérjük a célunkat.

Teljesítménymenedzsment-rendszer irányítási modelljének egyszerűsített áttekintése öt szinttel, nyolc dimenzió mentén

Egy életen át

Nincs garancia arra, hogy az elért szint meg is marad. A körülmények kedvezőtlenebbé válhatnak, például a stratégia, az üzleti modell változása, egy átszervezés vagy egy fúzió visszaesést okozhat, mert már más irányítási dimenziókra van szükség, megváltoztak a felelősségi körök vagy az adatok már nincsenek integrálva. Tehát a már elért érettségi szint megtartása folyamatos munkát igényel. Méghozzá komplex, sokféle szakértelmet igénylő csapatmunkát olyanoktól, akik képesek rendszerben gondolkodni.

A cikk Michael Boncristianónak, a Horváth csoport vezető tanácsadójának „Maturity levels for performance management” című írása alapján készült.