Szakmai cikk

12 jó tanács agilis transzformációhoz

Budaházi Balázs – Koltai Vera – Pesti László

Az agilitás az idegen szavak szótára szerint többek között életrevalóságot, gyorsaságot, mozgékonyságot jelent. Ugyanez a vállalatok, illetve az általuk kezdeményezett projektek nyelvére lefordítva hasonló jelentéssel bír. Ugyanakkor inkább a gyors reagálás, a reszponzivitás, a rugalmasság emelendő ki, mint a módszertan előnyei.

Míg az agilis módszerek kialakulásának kezdete körülbelül a kilencvenes évekre datálható, addig az agilis kiáltványt, amely a kapcsolódó alapelveket sorolja fel, 2001-ben publikálták. Meghatározó célja volt a korábbi, ún. "vízesés" alapú IT fejlesztési projektek hátrányainak kiküszöbölése a személyes kommunikáció gyakoriságának növelésével, a működő szoftver mielőbbi leszállításával, valamint a változások rugalmas kezelésével.

Válasz a komplexitásra, a kiszámíthatatlanságra

Az agilis megközelítés tehát nem újkeletű, elterjedését a globalizálódott és rohamosan fejlődő világunk segítette. Ezt a VUCA mozaikszóval lehet jellemezni, amely a mindennapjainkra jellemző volatilis piaci környezetet (Volatility), a folytonos bizonytalanságot (Uncertainty), a növekvő komplexitást (Complexity) és az általános félreérthetőséget (Ambiguity) hivatott képviselni. Az agilis megközelítés ezekre a hívószavakra ad választ. Az ilyen módszertanok használatával ugyanis magasabb produktivitás, gyorsabb termékfejlesztés, a piaci környezetre való gyorsabb reagálás és kisebb kockázattal járó szervezeti folyamatok építhetők ki, mint a hagyományos vállalati vezetéssel. A szervezeti agilitás célja, hogy az eltérő területekről érkező munkatársak közösen gondolkozzanak komplex problémák megoldásán, egyetértésben hozzanak meg döntéseket és hatékonyan dolgozzanak együtt, az ügyfél igényeit folyamatosan szem előtt tartva.

A klasszikus szervezet agilis transzformációja egy egyedi projekt, amely erőteljes folyamati és szervezeti újragondolással valamint kultúraváltással jár. Ekkor egyedi, testreszabott megoldásokat kell alkalmazni. Rendszerint olyan vállalatok fogékonyabbak erre, ahol már az IT fejlesztés is hasonló, modernebb módszertanok szerint működik. Elméletben azonban nem szükséges, hogy a szervezetben legyen agilis IT fejlesztés ahhoz, hogy más területek az agilis eszköztárból használjanak fel elemeket a működésükhöz. Az agilis szervezetben a szervezet egy része agilis. Ezt mutatja meg az 1. ábra is.

1. ábra: Az agilis szervezetben a vállalat egy része agilis. A fő hármast az agilis csoportok, a központi irányítás és a támogató core területek jelentik.

Ennek fényében egy agilisan működő vállalaton belül megkülönböztethetők a folyamatosan változó és megújuló feladatokat végző agilis csoportok (IT, R&D), a célok és feltételrendszerek kialakításáért felelős központi irányítás valamint azok a strukturális (támogató) mag területek, melyek gyakran ismétlődő feladatokat látnak el és nagyfokú automatizálási potenciállal rendelkeznek.

Példák külföldről és itthonról

Az agilis transzformáció egyik legtöbbet emlegetett példája a Spotify zeneszolgáltató modellje. Ennél nem csak az IT szoftverfejlesztési terület működik agilisan, hanem a hozzá kapcsolódó üzleti területek, az üzleti tervezés is, amit sok cég követendő példának tekint. A Spotify modelljében témakörökre/platformokra/funkciócsoportokra bontják a szoftvert (pl. Spotify iOS alkalmazás) és ehhez illesztenek munkatársakat a fejlesztésről és az üzleti területekről egyaránt. Ugyanakkor nem csak a start-up-ok, hanem nagy vállalatok is képesek az agilis transzformációra.

Nem is kell messzire mennünk, hogy gyakorlati példát láthassunk, mivel számos cikk készült a témában az itthoni vállalatokat fókuszba helyezve. Ahogy olvasni lehet, az NN Biztosító egy kisebb projekttel kezdte az új megközelítés megismerését. Ezt követte az IT terület, majd az egész szervezet agilis értékek mentén való átalakítása. Mindezt 2 éven belül, ami a bevezetés sikerességét bizonyítja. Egy másik példa az OTP Bank, amely 2019 elején a Retail és IT divízióiban kezdte el bevezetni az agilis működést. A többhullámos bevezetésben az ügyfél- és munkavállalói elégedettség növelésén kívül a rövidebb fejlesztési idők elérése is a célok között szerepel.

Míg a teljes agilis fókusszal rendelkező vállalatra – ahol az agilis csoportok és szemlélet az egész vállalatot áthatják – a Spotify, addig a részleges bevezetésre és folyamatos átállásra a magyarországi esetek jó példák. Ugyanakkor fontosnak tartjuk kiemelni, hogy a Spotify, az NN Biztosító vagy az OTP saját magára kialakított működési modellje nem húzható rá egy az egyben egyetlen másik vállalat működésére sem. Sőt, kifejezetten káros, ha változtatások nélkül ezzel próbálkozunk!

Mire vigyázzunk, agilis transzformációs projektekben?

A következőkben olyan állításokat szedtünk össze, amelyek tapasztalataink alapján nagyban segítik az agilis transzformációt vagy az agilis módszerek bevezetését egy vállalatnál.

1. Tisztázni kell a működés kereteit. Meg kell találni az agilis megközelítés megfelelő helyét a szervezeten belül, el kell különíteni az agilisan működtethető területeket, tevékenységeket és projekteket a hagyományos folyamat szerint végzendő feladatoktól.

2. Egy nehézkesen vagy nem megfelelően működő, diszfunkcionális, lassan reagáló és hatékonytalan szervezet átalakítására önmagában az agilis módszertanok még nem jelentenek megoldást. Itt más aspektusból is célszerű átvilágítani a vállalatot.

3. Nem szabad önmagában csak a szakirodalomra vagy az internetes forrásokra támaszkodni, hiszen nincsen egy garantált megoldás, amely minden szervezetre tökéletesen ráhúzható lenne. Bár sok jó gyakorlat olvasható, ami különféle iparági szereplőnél és tevékenységi kör esetén, illetve különböző kulturális szervezeti érettség esetén alkalmazható, de az agilis transzformációban jártas szakember/ek által testreszabott, a szervezeti sajátosságokhoz igazított megoldás elengedhetetlen a siker érdekében.

4. A transzformációs projektet magas prioritással kell kezelni a többi projekthez képest, hiszen a jövőbeli vállalati működés erre fog épülni. Ha itt nem alapozzuk meg megfelelően a működést, az később nagy károkat okozhat.

5. A hagyományos és agilis területek kapcsolódásai kritikus pontok, melyeket a központi irányításnak kell meghatároznia és támogatnia. Fontos a világos iránymutatás.

6. Figyelembe kell venni, hogy egy transzformációs folyamat a komplexitásától és az elérendő céloktól függően drága és hosszú ideig tartó projekt lehet. Körültekintően, átgondolt kommunikációval és képzésekkel, a kérdések megválaszolásával, egyértelmű módszertani útmutatásokkal, kis lépésekben, fázisokra bontva célszerű megtenni az átalakítást. A szervezet így lesz képes alkalmazkodni a változásokhoz.

7. Ne a költségcsökkentést tűzzük ki célul, ez ritkán előnye az agilis működésnek. A látványos eredmények, a hatékonyság és a minőség növelése és az ügyféligényekre való gyorsabb reagálás azok a tényezők, amelyeket a vezetők rendszerint meg szoktak említeni az előnyöknél.

8. Önmagában attól, hogy a szervezetet / szervezeti egységet kisebb csapatokba (squadok, tribeok) tömörítjük, és emellé bevezetünk egy-egy agilis fejlesztési IT eszközt, még nem leszünk agilisak. A szervezet és a munkatársak gondolkodása és hozzáállása ettől még nem fog megváltozni.

9. A fenti pontból következően tehát a szemléletmód, a gondolatiság, a hozzáállás és általánosságban a kultúraváltás nem nélkülözhető a valódi eredmény érdekében. Ellenkező esetben beleesünk a 'kirakat-agilis' szervezet csapdájába.

10. Míg a hagyományos szervezeti struktúrákban is tetten érhető a szervezeti ellenállás, addig az agilis transzformáció esetében ez hatványozottan jelentkezhet. Ezt az első számú vezető, illetve a felsővezetés elkötelezettsége és feltétlen támogatása tudja ellensúlyozni.

11. Fel kell készülni arra, hogy nem mindenki alkalmas agilis szervezeti munkára. Ezért már projekt előtt érdemes pályáztatni a kapcsolódó pozíciókat és minél inkább bevonni a kollégákat, hogy azokkal kezdjük meg a munkát, akik a leginkább fogékonyan erre. Így az ezzel kapcsolatos kockázatokat is minimalizálhatjuk.

12. Tudomásul kell venni, hogy sok munkavállaló számára nem vonzó az a fajta interaktív, kooperatív munkamódszer, a nagyobb önállóság és a folyamatos találkozók, amivel az agilis átállás során találkozhatnak. Alternatíva lehet, ha kezdetben a munkavállalók csak munkaidejük egy részét töltik agilis projekteken, amellett, hogy a megszokott hagyományos munkarendjük alapján dolgoznak.

Az IFUA Horváth & Partnersnél hiszünk a fokozatos átmenetben. Tapasztalataink alapján megfelelő vezetői támogatással, akár egy területről kiindulva, kis lépésekben érdemes előre haladni az agilis transzformáció során. Ennek köszönhetően folyamatosan fejleszthetők és az adott vállalatra illeszthetők a szükséges megoldások. Nem megfelelő eredmények esetében pedig azonnal leállítható és újragondolható a projekt.