Hogyan álljunk át SAP környezetben törvényileg nem szabályozott eszközök esetén? SAP BO BI 4.3 átállás.

Balázs Bertold, Havas Levente, Légrádi Attila

Az életünkben egyre több „dolog” vesz körbe, amely bombáz minket azzal, hogy új verzióra álljunk át. Ez lehet akár az ERP rendszer is, amelyet a munkahelyünkön használunk, manapság azonban már az autónk is ide tartozik.

De miért is éri meg verziót váltani?

Jó példa a telefonunk, amelyet frissítünk, hiszen

  • újabb kényelmi funkciók, applikációk jelennek meg,
  • szoftverhibákat kell javítani (pl.: gyakori újraindulás),
  • sérülékenységi pontokat kell eltüntetni, amelyek alapján feltörhető lenne a készülékünk.

A gyártók is igyekeznek, hogy frissítsük a szoftvert, hogy ne „szokjunk le” róluk. Például ezért is fejlesztik gőzerővel az Excel, a PowerPoint és a Word alkalmazásokat tartalmi és technológiai oldalról is.

Az SAP BO BI eddig is egy kiforrott eszközrendszer volt, de a korábban említett tényezőket figyelembe véve továbbra is fejlesztik a termékfelelősök. (Közülük sokan még a mai napig is az előd francia induló vállalkozásból maradtak itt). A továbbiakban azon felhasználókat szeretnénk gondolatokkal segíteni, akik SAP környezetben dolgoznak, legyen az ERP, BI vagy akár CPM rendszer, melyekkel a BO BI gördülékeny integrációt kínál.

És akkor miért is érdemes átállnunk az SAP BO BI 4.3-ra?

14.3. verzió…. Ez szoftverek esetében egy elég komoly érettséget jelző szám. A 2007-es felvásárlásból és annak integrációs stratégiája okán 4.3, de érdemben 14.3.

1. ábra: BO BI 4.2 és 4.3 kezelőfelülete (Forrás: 4.2: Hari's BI, 2016 4.3: C. Ah-Soon, 2020)

Az új verzió ellenére az SAP BusinessObjects BI ügyfelek túlnyomó többsége ma is a 4.2-es valamelyik verzióját futtatja. A verzió jelenleg is stabilan fut, szóval miért is lenne érdemes frissíteni a még (túl) friss 4.3-ra?

Nos, az összes korábbi kiadásához hasonlóan számos új funkciót találhatunk ebben a kiadásban is. A 4.3 esetében ez a következőket tartalmazza (a korábbi verzióhoz képest):

  • új diagramtípusok és funkciók,
  • a webes és az asztali verzió közötti teljes szinkronizáció,
  • a Web Intelligence adatforrásként történő felhasználása, univerzumon keresztüli elérése,
  • Information Design Tool kapcsolatok bővítése (AWS, Google BigQuery, stb.),
  • függvények nyelvi továbbfejlesztése,
  • a Crystal Reports új, 64 bites verziója,
  • új felhőalapú adatszinkronizáció,
  • stb.

A 4.2 utolsó szervizcsomagját, az SP09-et éppen kiadták, és teljes támogatást élvez 2022. december 31-ig, majd utána már csak a nagy prioritású ügyfelek maradnak támogatva 2024. december 31-ig.

A BI 4.3 új funkcionalitásai, vagy akár a BI 4.2 életciklusa miatt is fennállhatnak az érvek arra, hogy miért álljanak át a vállalatok 4.3-ra. De ha úgy is döntünk, hogy meglépjük a váltást, érdemes átgondolnunk, hogy ezt mikor tegyük meg.

Mikor érdemes átállni?

A mikor kérdés alapvetően két fő tényezőtől függ:

  1. Van-e olyan lényegi funkció, amire a lehető leghamarabb szükségünk van a BI 4.3-ban?
  2. Mikor tudjuk úgy elvégezni a migrációt, hogy az a legkevesebb működési zavart okozza?

Jelenleg a BO BI 4.3 az 1. szervizcsomagon fut, amely a 2020. júniusi 0. szervizcsomag továbbfejlesztett verziója. Mindkét kiadásnak vannak problémái, és néhány területen még hiányzik is pár Web Intelligence funkcionalitás. A következő szervizcsomag, az SP02 2021 decemberében jelenik meg, és a hiányzó Webi funkciókat, valamint számos új funkciót is tartalmaz.

A legtöbb ügyfél a frissítést / átállást csak 2022-ben tervezi, megvárva az SP02 kiadását. Vannak esetek azonban, amikor már most szükség van a BI 4.3 bizonyos funkcióira. Ezt érdemes jó előre megtervezni, ehhez pedig szükséges tudni, hogy hogyan is történik az átállás (pl.: BW BEx vonatkozásában).

Mekkora erőfeszítés szükséges az átálláshoz?

A szükséges erőforrás nagy részben attól függ, hogy csak technológiai vagy technológiai és tartalmi upgrade-et (át- / újragondolt tartalmakat, vizualizációkat, mutatókat stb.) szeretnénk végrehajtani.

  • Csak technológiai upgrade (ezt kellene a végére tennünk, de sokszor eddig jutnak az ügyfelek)

Technológiai upgrade esetén jó hír, hogy az SAP BusinessObjects BI mögöttes szolgáltatásai és infrastruktúrája a 4.2 és a 4.3 verzió esetében megegyeznek. A platform stabil. Ezenkívül Paul Grill (nemzetközi szakértő, cikkünk egyik forrása) szerint kiterjedt tesztelésre sincs szükség a jelentésekhez, mivel a számítási motorokban vagy egyéb mögöttes szolgáltatásokban sem történt változás. Természetesen ügyfelek dönthetnek úgy, hogy megváltoztatják az alapul szolgáló operációs rendszert, a BO BI agy (repository) adatbázist, vagy akár a felhőbe költöznek a 4.3-ra frissítés részeként. Ebben az esetben a kiterjedt tesztelésre is szükség van.

  • Technológiai és tartalmi upgrade

Amennyiben a vállalat tartalmi upgrade-et is elvár tőlünk, akkor egy más átfutású projektben kell gondolkodnunk. Mivel nem a cikk konkrét témája a tartalmi upgrade kivitelezése (a cikk alatt hivatkozunk ilyet), csak említés és példa szintjén a felmerülő többletfeladatokról: új mutatók meghatározása (adatforrás, elérés, áttöltés, számítási mód, relevancia), új vizualizációk létrehozása, üzleti köröztetés, kiterjedt tesztelés és így tovább. A kialakító felület új, ezért a kulcsfelhasználóknak minél hamarabb szükséges megtartani a kompetenciatranszfert is. Amennyiben nincs erre belső erőforrás, akkor a külső segítséget érdemes minél korábban egyeztetni, azt a keretünkbe betervezni.

A technológia és tartalmi átállás fő lépései a következők:

  1. Fogyasztói (döntéshozók, elemzők, elemzést készítők) igények felmérése bevezetés előtt
  2. Értsük meg mit fogyasztanak, használnak a felhasználóink (nem csak a riportok, dashboardok tekintetében, hanem az üzleti objektumokra is kiterjedően - Universe Cleaner megoldásunkat használhatjuk erre a célra)
  3. Válasszuk ki az üzleti területekről a kulcsfelhasználókat, akiket be kívánunk vonni az átállásba
  4. Válasszunk üzleti szponzort a projektünknek
  5. A kulcsfelhasználókkal vegyük át az újdonságokat az eszközrendszerben
  6. Készítsünk prototípust
  7. Készítsünk átállási tervet, majd projekttervet
  8. Aktualizáljuk az eszközajánlásunkat a vállalat beszámolási piramisába
  9. Prezentáljuk a terveinket a fő megrendelőknek
  10. Folyamatosan kommunikáljunk az előrehaladásról, legyenek további prototípusok

A gördülékeny verzióemeléshez összegyűjtöttünk 8 gyakran elkövetett hibát. Ezek elkerülésére kiemelt figyelmet érdemes fordítani az átálláskor:

  • Részletes tervezés hiánya: Nagyvállalatoknál a verzióemelés egy sokszereplős folyamat. Tervezzük meg részletesen a felelősségi köröket, tartalmat, ütemezést, feladatokat. Egyéb esetben szinte biztosan csúszással számolhatunk.
  • Szervezeti kommunikáció hiánya: Már a projekt kezdetén értesítsük az érintetteket a verziófrissítésről, valamint a projektben betöltött szerepükről. Ha ezt nem tesszük meg, az ellenálláshoz és az új rendszer hanyagolásához vezet.
  • Szinkronizációs stratégia hiánya: A felhasználóknak nem az első naptól kezdve érhető el az új környezet. Gondoskodni kell arról, hogy az átállási periódusban a régi rendszerben készült objektumok, dokumentumok ne vesszenek el.
  • A dokumentáció figyelmen kívül hagyása: Az évek óta BO BI-jal foglalkozó szakértők gyakran tapasztalatból próbálják meg levezényelni az átállást (figyelmen kívül hagyva a dokumentációt). A minden szempontból sikeres átálláshoz szükséges áttanulmányozni a release note-okat is.
  • Manuális tesztelés végzése: A két környezet manuális összehasonlítása időigényes és jelentős hibázási lehetőségekkel bír. Használjunk automatizált tesztelési szoftvereket.
  • „Back-up” hiánya: Előfordulhat, hogy a folyamatban elvesznek fontos adatok, jelentések. Emiatt létfontosságú készíteni egy visszaállítási tervet, valamint másolatot a jelenlegi rendszerről.
  • Nem megfelelően dokumentált biztonsági beállítások: Azért, hogy a biztonsági kockázatokat minimalizálni tudjuk, részletesen dokumentáljuk a felhasználók elérési jogait. A rosszul beállított jogosultságok nem várt következményekkel járhatnak.
  • Kizárólag egy környezet alkalmazása: Egy környezetben dolgozni kockázatos, verzióemelés esetén különösen. Problémák esetén nem tudunk hova visszanyúlni.

A verzióemelés felhasználókra és fejlesztőkre gyakorolt főbb hatásai többek között a következők:

  • Riportok fogyasztói (CXO szint), használói (Üzleti elemzők, controllerek): Számukra kellemetlenséggel nem jár az átállás, sőt az indító és fogyasztó felület egy jóval intuitívabb elrendezést kapott, ami által még könnyebb lett az alkalmazása. A gombok új elhelyezkedése az egyetlen „furi”, ennek megtanulása / megszokása gyors, órákban mérhető folyamat.
  • BI fejlesztők (fogalmi katalógus (univerzum) összeállító, lekérdezés és alap riport fejlesztő): Számukra sokkal nagyobb megterhelést jelent az átállás, ugyanis meg kell tanulniuk az új WebI kezelőfelület használatát. A kellemetlenségek megelőzése érdekében javasoljuk az átállás előtt tréningek tartását és az átállás körültekintő megtervezését.

Összegezve az SAP BO BI 4.3 jelentősen intuitívabb lett, valamint több hasznos funkcióval egészült ki. Az átállást azonban körültekintően, a gyakori hibákat kikerülve szükséges elvégezni.

Szerzők:

Havas Levente, a Horváth partnere, az IFUA Enterprise Analytics kompetencia központjának vezetője
Balázs Bertold nagyvállalati reporting szakértő
Légrádi Attila tanácsadó

Ha foglalkoztatja az SAP BO BI 4.3 átállás, és szeretne tájékozódni, írjon a levente.havas@horvath-partners.com címre. Szívesen segítünk.

Forrásjegyzék

A. Cartledge (2020): 8 Common Pitfalls To Avoid When Upgrading Your SAP BusinessObjects Platform To BI 4.3. 360Suite.

C. Ah-Soon (2020): SAP BI 4.3 SP1: What’s New In Web Intelligence and Semantic Layer. SAP.

P.Grill (2021): Upgrading to BusinessObjects BI 4.3 – Why, When and How? Infosol.

P. Perrier (2021): What’s New In SAP BI 4.3 SP01. 360Suite.