Mitől lesz kiváló egy áruház? 1. rész

Áruházi hatékonyság javítása digitális eszközzel, adatokra építve

Bárdos Enikő, Bernáth Ágnes, Varga Bálint

Az áruházi munkaerő szervezése óriási kihívás volt az utóbbi években a folyamatos munkaerőhiány, a magas fluktuáció, a vasárnapi zárva-, illetve nyitva tartás miatt. Ezt fokozták tovább a koronavírus hatására megváltozott vásárlói szokások és a folyamatosan változó nyitvatartási korlátozások.

Kép: Michael Gaida // Pixabay

Egy áruház működése egyértelmű az ott dolgozók számára. Jellemzően gyors, kaotikus és folyamatos problémamegoldást, priorizálást igényel az áruházi menedzsment részéről. Azonban a központi hálózati vezetők és a támogató funkciókban dolgozók nem feltétlen látják át egyértelműen, hol és milyen formában lehetne javítani, egységesíteni az áruházi folyamatokon. Az áruházi pozíciók közötti feladatmegosztást szinte lehetetlen átlátni irodai környezetből.

Így jogosan merülnek fel olyan kérdések a vezetőkben, hogy miért szükséges adott dolgozói létszám egy áruházban, esetleg nagyobb létszámra lenne-e szükség? Egyáltalán mivel töltik a dolgozók a napjaikat? A nap melyik szakaszában a leginkább leterheltek? Vannak-e olyan nem értékteremtő folyamatok, tevékenységek, melyek sok erőforrást emésztenek fel? Ha ezekre a kérdésekre választ tudunk adni, akkor könnyebben fejleszthetjük a kereskedelmi egységek folyamatait, optimalizálhatjuk a munkaköröket és végső soron egyértelművé válik a válasz a legfőbb kérdésre: hogyan tudunk többet és jobban foglalkozni a vásárlókkal a hatékonyság megtartása mellett?

A jelenlegi gazdasági környezet felerősíti az igényt a boltok rugalmasabbá tételére, a változások gyorsabb követését követelik meg. Ebben tud támogatást nyújtani az áruházak számára a CapacityInsight. Ez a mobilapplikáció alapú eszköz a norma alapú tevékenységmérést és modellezést teszi lehetővé. Az így végzett mérések az áruházi hatékonyságnövelés mellett a kapacitások rendszeres megtervezésében is képesek támogatni a működést.

Mire nyílik lehetőség a bolti tevékenységek driver alapú felmérésével és modellezésével?

  • a működtetéshez szükséges minimum létszám meghatározására, létszámok optimalizálására;
  • a napi szintű beosztás pontosabb és rugalmasabb megtervezésre;
  • tevékenységek, munkakörök mélyebb megismerésére, folyamati hatékonytalanságok (pl. túlzott adminisztráció, kiugró kapacitásszükségletek, szerepek közötti átfedések) feltárására;
  • legjobb gyakorlatok kiválasztására és megosztására;
  • előrejelzésre, létszámmodellezésre (ha időközben változik egy folyamat, pl. online csatornára terelünk bizonyos tevékenységeket, változik a nyitvatartási idő, annak létszámhatása könnyedén modellezhető).

A gyakorlatban hogyan működik az alkalmazás?

  • A felmérendő tevékenységek listájának összeállítását követően egy reprezentatív mintán, jellemzően az áruházak és dolgozók egy meghatározott körének bevonása mellett mérjük fel a tevékenységeket vagy a tevékenységek egy meghatározott körét. A mérésben résztvevő munkatársak saját magukat mérik egy applikáció segítségével.
  • A számszaki mérésekkel párhuzamosan személyes megfigyelések segítik a számszaki adatok validálását, a folyamati hatékonytalanságok feltárását.
  • A mérések eredményeit egy kapacitásmodellbe töltjük be. A modellben a cég legfontosabb teljesítménymutatói, az egyes tevékenységek mozgatórugói (pl. árbevétel, tranzakciószám, látogatószám, konverzió, kosárméret, hitelarány, lokáció típusa) alapján határozzuk meg a szükséges kapacitásokat, amely így az eszköze lehet a beosztások napi szintű megtervezésének. A beosztástervező eszköz tartalmazza az így meghatározott napi kapacitásszükségletet, mely iránymutatást nyújt a menedzsereknek a beosztandó óramennyiséggel kapcsolatban.

Miben rejlik a CapacityInsight titka? Miben nyújt többet, mint más tevékenységmérési módszertan, eszköz?

  • A CapacityInsight esetében nincsenek korlátok, az applikáció alapú mérésekkel viszonylag kis ráfordítással nagy mérési mintát tudunk venni. Mértünk már párhuzamosan 8 boltot, illetve akár 100+ főt párhuzamosan.
  • Akár a tevékenységek teljes skálája is mérhető egyszerre párhuzamosan.
  • A mérés viszonylag rövid átfutási idővel (jellemzően 4-5 hét alatt) bonyolítható le, minimális kellemetlenséget okozva a napi munkamenet során.
  • A felméréshez szükséges tableteket biztosítjuk, de egyébként bármilyen Android alapú mobil eszközre (tablet, telefon stb.) telepíthető az alkalmazás, így a mérések nem helyhez kötött tevékenységekre is kiterjeszthetőek.
  • A mérések online akár real time is monitorozhatóak.
  • Bármilyen már mért, rendszerben lévő adattal (pl. kasszaadat, bolti IoT eszközök adatai) kombinálhatóak a mért adatok.

A szerzők: Varga Bálint principális, Bárdos Enikő vezető tanácsadó, Bernáth Ágnes tanácsadó.

Az írás a Mitől lesz kiváló egy áruház? cikksorozat első része.