Szakmai cikk

A sikeres költségcsökkentés 6 pontja

Horváth Ádám

Fotó: cottonbro / Pexels

A válság hatására számos vállalat kényszerül újragondolni működését és felülvizsgálni a költségstruktúráját a hatékonyabb működés érdekében. Nem szabad, hogy a működési modell újragondolása és a hatékonyság növelése „top-down költségcsökkentésben” öltsön testet, hiszen a költségbázis az üzleti modell fontos része, amelynek jelentős változtatása nem lehet sikeres az üzleti és irányítási modell újragondolása nélkül.

Ezért különösen fontos a stratégiai fókuszpontok és prioritások rögzítése, hiszen a megváltozott környezeti feltételek hatására a korábbi stratégiai prioritások akár radikálisan is átalakulhatnak. A transzparens stratégiai prioritások kijelölése teremti meg az alapját a differenciált költségcsökkentésnek. A differenciált megközelítés kulcsfontosságú, mivel a különböző szervezeti egységeket, termékeket, ügyfeleket és értékesítési csatornákat eltérő módon érintheti a válság.

Lényeges az is, hogy a kritikus időszak alatt is jól teljesítő területeket ne gyengítsük a költségcsökkentés keretében. A Horváth & Partners által végzett CxO felmérésből is az látszik, hogy a vállalatvezetők sem a fűnyíróelvű költségcsökkentést részesítik előnyben. Adódik a kérdés, hogy akkor milyen szempontokat kell alkalmazni a hatékonyságnövelés végrehajtása során.

A költségcsökkentésre vonatkozó tervet célszerű olyan kezdeményezésként meghatározni, amely lehetőséget teremt a szervezet és a folyamatok felülvizsgálatára, a berögződött szervezeti gyakorlatok újragondolására, a folyamatok standardizálására, az automatizálási potenciálok azonosítására és a szinergiák realizálására. Ez természetesen többletmunkát jelent, de a projekt eredményességét tekintve kulcsfontosságú.

  • A költségcsökkentés kapcsán fontos a top-down és a bottom-up módszertanok együttes használata, hiszen a két megközelítés együttes alkalmazása biztosítja a hatékonyságnövelés sikerességét. A top-down megközelítés kijelöli a célokat és megteremti a vezetői elköteleződést, míg a bottom-up megközelítés növeli a munkatársak elköteleződését, továbbá a kollégák bevonásával és a tevékenységek átfogó elemzésével segít a megtakarítások széles körének azonosításában.
    A szervezeti kapacitásokat bottom-up mérés keretében érdemes felülvizsgálni, majd a létszámpályát a jövőbeli kapacitás és kompetencia igényeknek megfelelően kell kialakítani. A szinergiahatások kapcsán érdemes megvizsgálni a centralizációban és a különböző támogató területek átalakításában rejlő potenciálokat is.
  • A költségcsökkentési kezdeményezések keretében érdemes lehet megvizsgálni azokat a területeket is, amelyek átalakítása rövidtávon többleterőforrásokat köthet le, ugyanakkor hosszútávon jelentős megtakarítást is realizálhatunk általa. Ilyen lehet például az IT architektúra átalakítása, amelynek keretében sort keríthetünk a licencpolitikába nem illeszkedő licencek felülvizsgálatára, az alkalmazások konszolidációjára, a töredezett IT architektúra egységesítésére, a technológiailag nem támogatott rendszerek azonosítására, valamint az üzleti szempontból inaktív vagy alacsony felhasználású rendszerek azonosítására és kivezetésére.
  • Komoly lehetőség rejlik a beszerzési folyamatok átvilágításában is. A beszerzési terület optimalizálása kapcsán a cél a szállítói költségek csökkentése és a beszerzési kontrollpontok megerősítése. A beszerzés feletti kontroll erősítésén túl fontos eszköz a menedzsment kezében a projektportfólió átvilágítása. A folyamatban lévő és a tervezett projekteket költség-hatás és költség-készültségi állapot szempontjából is érdemes elemezni, ezen felül kulcsfontosságú, hogy megvizsgáljuk, az egyes projektek mennyire illeszkednek a vállalat stratégiai prioritásaihoz. Mivel a válságkezelés és költségcsökkentés újraírja ezeket a prioritásokat, érdemes a projekteket is felülvizsgálni a megváltozott prioritások tükrében. A projektportfólió átvilágítása során a projekteken túl a projektcontrolling folyamatokat és rendszereket is érdemes strukturált keretek között áttekinteni az igénymenedzsmenttől a projekttervezésen át a beszámolásig.
  • A hatékonyságjavítás keretében érdemes sort keríteni a költséggazdálkodási rendszer optimalizálására, a megfelelő kontrollpontok beépítésére és a költséghatékonyságot támogató szervezeti kultúra kialakítására annak érdekében, hogy a realizált megtakarítások hosszú távon is fenntarthatók legyenek.
  • A költségcsökkentés megtervezése során az azonosított költségcsökkentési akciókat egy egységes Business Case módszertan mentén kell összehasonlítani. Ez a rövidtávú hatásokon túl a hosszútávú hatásokat is figyelembe veszi a ráfordítások, a megtakarítások és a kockázatok esetében is, hiszen könnyű úgy költséget csökkenteni, ha nem foglalkozunk a jövő kihívásaival. Fontos, hogy az akciók nyomon követését folyamatos és transzparens riporting támogassa, annak érdekében, hogy a menedzsment a projekt során folyamatosan naprakész tudással rendelkezzen a költségcsökkentés alakulásáról.
  • A költségcsökkentési projektek sikeressége szempontjából az egyik legfontosabb tényező a megfelelő kommunikáció. Ezért a hatékonyságnövelési projekt tervének fontos részét kell, hogy képezze egy integrált kommunikációs terv, amely tartalmazza, hogy ki, kinek, mit, mikor, hogyan és milyen csatornán kommunikál. A kommunikációs tervben fontos szerepet kell, hogy kapjon a kulcsemberek felé történő kommunikáció, mivel a kulcsemberek megtartása és motiválása kritikus fontosságú a vállalat hosszú távú hatékony működése szempontjából.

A válság a kínai nyelvben két szóból tevődik össze, a veszélyből és a lehetőségből. Annak érdekében, hogy a válságból a vállalat megerősödve tudjon kikerülni, a költségek csökkentésén túl fontos a folyamatjavítási, szervezetalakítási lehetőségek kihasználása. Ez akár a versenyelőny forrása is lehet a válságot követően, vagy akár már a válság során is.

A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója