Szakmai cikk

Rombolhat-e az önkiszolgáló üzleti intelligencia?

Balázs Bertold

Stephen Dawson / Unsplash

Számos forrásból azt hallani, olvasni, hogy az önkiszolgáló üzleti intelligencia (Self-Service Business Intelligence, SSBI) a vállalatok nélkülözhetetlen segítőtársa. A megállapítás igaz, mielőtt azonban belevágunk egy ilyen rendszer bevezetésébe vagy használatába, érdemes tisztában lennünk az ezzel járó kockázatokkal is.

Miért népszerű az önkiszolgáló üzleti intelligencia?

  • Gyorsulásélmény keresése. Az üzleti felhasználók informatív és tartalmas vizualizációkat, ripotokat (ezt dashboardoknak is hívják) alakíthatnak ki pár kattintással IT támogatás nélkül.
  • Fejlesztői kompetenciák nélkülözése. Az üzleti mutatószámokat az üzleti felhasználók ismerik a legjobban, így amennyiben hozzájuk kerül a beszámolókialakítás, az hatékonyabbá teszi a folyamatot (az IT korlátozott kapacitása és korlátozott üzleti ismeretei miatt lassabban lát el riportkialakítási feladatot).
  • Fogyasztás gyorsítása. A riportkialakítást az önkiszolgáló riportfogyasztás követi, mely az önkiszolgáló üzleti intelligencia segítségével egyszerű és gördülékeny folyamat.
  • Hihetőnek tűnik, hogy mindenki BI szakértővé tud válni. A Gartner elemzése alapján az adatelemzési szakértők száma háromszor gyorsabban növekszik majd, mint az informatikai szakembereké.
  • Az adatalapú vállalat, döntéstámogatás hihető közelségbe kerül. Ugyancsak a Gartner megállapítása, hogy a következő két-három évben azon cégek, melyek dolgozói hozzáférnek egy központilag menedzselt adatkatalógushoz, kétszer annyit profitálnak az analitikai befektetéseikből, mint ahol a dolgozók nem férnek hozzá ilyenhez.

A fent leírt előnyök könnyen elvakíthatnak, azonban nem csak a megfelelő szoftver kiválasztásáról és telepítésről van szó. Több kockázat és feszültség is jelentkezik, melyek hanyagolása esetén sikertelen lehet az üzleti intelligencia bevezetésünk.

Milyen kockázatokra kell kiemelten figyelnünk egy önkiszolgáló üzleti intelligencia rendszer bevezetése során?

1. Több (hamis) igazság megléte a szervezetben

Hozzáféréssel rendelkező felhasználók kialakíthatnak hibás, nem pontos, szervezetileg nem validált üzleti logikával rendelkező modelleket, melyekre később több (ezáltal hibás) riport épülhet rá. Több ilyen „igazságot” tartalmazó modell esetén hasonló adattartalmú jelentést többen is elkészítenek, más végeredménnyel. Amennyiben egy vezető ilyen riportra alapozza a döntését, akkor az nagy valószínűséggel hibás lesz.

2. Fenntarthatóság és adatbiztonság

Amennyiben a kialakított riportok esetében szabályozás által valaki(k) nem tartja (tartják) kézben a folyamatot (adatforrások elérhetősége, frissítések, publikáció), akkor kis idő elteltével a kialakított riportok ismét e-mailben kezdenek el közlekedni az eszközünk (rosszabb esetben az Excelünk) fájlformátumában. Ebben az esetben az adatbiztonság, adatszivárgás ismét égető kérdéssé válik (egy rosszul címzett e-mail más számára is megnyitható lesz).

3. Audit sikertelenségek, büntetések, vállalati imázs

Amennyiben auditköteles beszámolási folyamatban feltárják a hibás riportok (vagy ütköző igazságok) meglétét, akkor nem megyünk át az auditon. További következményként helytelen adatokat nyújthatunk be egy kötelező adatszolgáltatás során, így jelentős büntetéseket szerezhetünk. Az audit sikertelensége / büntetések mellett a vállalatról kialakított kép megingása még komolyabb károkat okozhat.

Milyen lépéseket tehetünk a megfelelő használat érdekében?

1. Szervezetileg fejlett jogosultságkezelés

Legyen egy precízen vezetett és naprakész listánk (lehetőleg a kiválasztott rendszerben) arról, hogy mely felhasználók mely adatforrásokhoz, beszámolókhoz, dashboardokhoz férhetnek hozzá. Emellett nevesítsünk adminisztrátorokat (üzemeltetési és tartalmi elválasztással) is, akik kezelik a felhasználókat, a dokumentumokat és jogosultságaikat.

2. Adatbiztonság növelése

A megfelelő adatbiztonság jól definiált, kézben tartott folyamatokon nyugszik. Fontos megszabni az adatmegosztás biztonságos csatornáját (például ne fájlokat küldjünk egymásnak, hanem linkeket a BI eszközünkön keresztül). Fontos eleme lehet még az adatbiztonságnak, hogy a BI rendszerünkben kapcsoljuk be a verzió és / vagy változáskövetést. A nagyvállalati eszközök képesek erre, és ezzel könnyen megmenthetjük magunkat egy átdolgozott éjszaka utáni munka elvesztésétől.

3. Az adataink megértése

Fordítsunk arra energiát, hogy megismerjük a használt adatainkat. Értsük meg honnan jön, milyen transzformációkat hajtanak rajta végre és a mi riportunk hogyan tagozódik be az életútjába. Ezt megtéve egyszerűbben találjuk meg az esetleges adatminőségi problémákat. Nem beszélve a módszer másik áldásos hatásáról: növeli a kollaborációt a szervezeten belül a tapasztalatcsere révén.

Összefoglalva: az önkiszolgáló üzleti intelligencia sokat adhat a vállalat hatékonyságához, azonban nem javasolt fejest ugranunk egy ilyen projektbe szélesebb körültekintés nélkül. A fenti felsorolás a legfontosabb kockázatokat és feloldásaikat tartalmazza, nem teljeskörű. A fenti vállalati kihívásokat azonosították a BI piacra belépő új szereplők (pl.: Tableau, Qlik), és régi nagyok (pl.: SAP, IBM), az igényeket pedig felvásárlásokkal, fejlesztésekkel orvosolják, hogy megfeleljenek az ügyfeleknek, akik a gyorsabb felhasználói élmény okán használják az eszközeiket.

A cikk elkészítéséhez felhasználtam Gary Blumgart (Theta Analytics) Self-Service Analytics: Is It About to Self-Destruct? című cikkét.

A szerző tanácsadó

Az IFUA Horváth & Partners Kft. Enterprise Analytics kompetencia központja kész arra, hogy segítse az Ön szervezetét is egy ilyen projekt sikeres véghezvitelében.