Általában az üzleti tervezés kapcsán valamilyen mélységben minden vállalat foglalkozik a munkaerő tervezésével. E mellett a toborzási igények előretervezését vagy a bérköltségek várható alakulását is befolyásolja a létszám- és bértervezés. Érettségi szempontból jelentős különbségek mutatkoznak a vállalat mérete, az iparág vagy a piaci verseny intenzitása mentén. Hogy éppen milyen kihívással szembesülnek a HR controllerek, nagy mértékben változik attól függően, hogy milyen mélységben, gyakorisággal vagy mennyire komplex folyamat mentén zajlik a tervezés.  

Milyen kihívások merülnek fel a munkaerő-tervezés során?

Külső vagy belső hatások miatt, vagy ezek együttes következményeként a vállalatok számos kihívással szembesülnek a munkaerő-tervezés során.:

• Belső hatások miatt:

• A munkaerő-tervezés nem vagy nem megfelelően igazodik a vállalat stratégiájához: Amikor a létszám- és bértervezés nincs teljes mértékben összehangolva a szélesebb körű vállalati és pénzügyi stratégiákkal, könnyen tapasztalható erőforrás-pazarlás, eredménytelenség a működésben. Tipikus példája, amikor a tervezés az „így csináltuk tavaly is” elven zajlik, miközben a vállalat kitűzött céljai már egy újfajta szemléletet követelnének meg.

• Ellenállás a változással szemben: Munkavállalói, vagy akár vezetői szinten is ellenállhatnak a munkaerő-tervezési folyamatokban bekövetkező változásoknak, mint például csapatok átszervezésének vagy az új technológiák bevezetésének. Ez az ellenállás lelassítja a munkaerő-tervezési stratégiák végrehajtását.
• Integrált munkaerő-tervezési eszköz hiánya: A vállalatok sok esetben nem rendelkeznek olyan fejlett eszközzel vagy platformmal, ami támogatja a munkaerőadatok hatékony gyűjtését, előrejelzését és elemzését. Ez korlátot jelent az adatvezérelt döntések meghozatalában és a munkaerő-tendenciákon alapuló proaktív tervezési képességben is.
• Vállalaton belüli demográfiai változások: A tapasztaltabb munkaerő nyugdíjba vonulásával megnő a szakértelem elvesztésének kockázata, és a kritikus szaktudás átadásának jelentősége. Ugyanakkor az új generációk integrálása és diverz együttműködések kialakítása segítheti az új fejlődési pályára állást. Ehhez azonban láthatóvá kell tenni a munkavállalói összetételt, és a tervezési folyamat részévé kell tenni ezt az új szemléletet.

• Belső és külső együttes hatások miatt:

• Verseny a tehetségekért, szakképzett munkavállalókért: A globalizáció és az automatizálás fokozza a versenyt a legjobb tehetségekért, ami megnehezíti a képzett munkavállalók vonzását és megtartását. Ez munkaerő-kapacitásban okozhat elégtelenséget, ami a stratégiai célok elérését is gátolja.

• Hibrid- és távmunka igények: A rugalmas munkaidő-beosztás alkalmazása a termelékenység és hatékonyság fenntartása mellett új nehézséget jelent a munkaerő-tervezésben, összetettsége miatt leginkább irányítási szempontból. De hasonló feladatot jelent a munkavállalók elkötelezettségének biztosítása is.

• Külső hatások miatt:

• Jogi szabályozások: Leginkább szabályozott iparágakban működő vállalatoknál jelent kihívást a megfelelés az összetett munkaügyi törvények előírásainak.
• Piaci hatások: Kevésbé vonzó munkakörök esetében a tervezett munkaerő-szükséglet nehezen tartható és pótolható a munkaerőpiacról.

A kihívások leküzdése érdekében elsősorban az alkalmazkodóképesség kultúráját szükséges erősíteni, proaktív stratégiákban kell gondolkodni, ahol a vállalati célokkal összhangba tud kerülni az adatok elemzése, a fejlesztési, átképzési kezdeményezések és a munkaerő-tervezés.

A munkaerő-tervezés csapdái a gyakorlatban

Egy jó HR controlling szakember tisztában van a saját vállalata legégetőbb kihívásaival. Mégis könnyű beleesni azokba a gyakorlati csapdákba, amelyek gátolják a jó munkaerő-tervezést.

A munkaerő-tervezésben léteznek olyan módszertani megoldások, amelyek valójában a tervezés csapdái, és akár már rövid távon is bebizonyosodhat, hogy nem voltak megfelelőek. Ilyen példák lehetnek:

• Létszám alultervezés: Kevesebb munkaerő tervezése, mint amennyi a vállalatnál a feladatok elvégzéséhez szükséges. Ebben a helyzetben a munkavállalók rendszerint túlterheltek lesznek, a feladatokat nem tudják határidőben teljesíteni, ami a minőségi munka romlásához vezethet.
• Létszám felültervezés: A vállalat több munkaerőt tervez, mint amire valójában szüksége van. Ilyenkor a vállalati működés hatékonysága romlik, nem beszélve arról, hogy a túltervezés költségtöbbletet okoz a többlet bérkifizetések miatt.
• A tervben előre meghatározott létszámkeret megtartása: Amikor csak konkrét létszámot lehet tervezni területekre bontva, sajnos nem a működési feltételek határozzák meg a létszámot, hanem a költségek kordában tartása.
• A létszám bázis alapú növelése: Konkrét százalékos mértékű tervezett létszámemelés, anélkül, hogy vizsgálná a vállalat a peremfeltételeket.
• Létszámtervezés hiányos információk alapján: Amikor nincs olyan szereplő a folyamatban, aki a tervezéshez szükséges információk birtokában lenne.
• Belső mozgások és átszervezések: A belső mozgások és átszervezések megfelelő szintű beépítése a munkaerő-tervezésbe nehezen alkalmazható, mert az érintett felek a tervezési folyamat szereplői, emiatt titkosan kell kezelni az információkat, de ha minden ismert is, a transzparens tervezés a szervezeti egységek átalakítása miatt problémákba ütközik.

Gyakran ezek a csapdák együttesen is jelentkeznek a tervezésben, amikor a HR tervezés nincs összhangban a controlling tervekkel információmegosztási hiányosságok miatt. Ilyenkor a tervezett átszervezés létszám- és költséghatásai nem kerülnek be megfelelően az üzleti tervbe.

Integrált munkaerő-tervezési eszköz használata megoldást jelenthet a problémák hatékony kezelésében. Ehhez azonban tisztában kell lenni az érettség szintjével, hogy a megfelelő eszközt találjuk meg a tervezés magasabb szintre emelésére.

Hogyan határozzuk meg a munkaerő-tervezés fejlettségét?

Azt, hogy pontosan hogyan működik és milyen jellemvonásokkal bír, milyen aktuális kihívásokkal küzd a létszámtervezés egy vállalatnál, elsősorban az határozza meg, hogy a HR érettség mely szintjén áll:

• Adminisztratív HR érettségű működés esetén a létszámtervezés alacsonyabb szinten történik, mert az adatok begyűjtésén, az aktuális létszámok követésén van a hangsúly. A tervezés folyamatában nem előremutató, inkább a felmerült problémákra és kérdésekre ad választ, reaktív jellegű.
• Üzleti HR érettségű vállalatnál már az adminisztrációs szinten túlmutat a létszámtervezés, de kevésbé képes megoldási szcenáriókat alkalmazni. A jól bevált tervezési megoldásokat alkalmazva épül fel a létszámterv annak minden kötöttségével együtt, leginkább a főbb létszám- és költségelemeket használva.
• Stratégiai HR érettség szintjén már proaktív módszerről beszélünk, ahol inkább a döntések meghozatala a kulcskérdés, az egyes tervszcenáriók lehetőséget és alapot adnak a döntéshez. Nehézséget inkább az jelent, hogy mi legyen az út a tervezésben, melyikre essen a választás. A tervezés hosszú távra szól és folyamatos a terv nyomon követése a stratégiai célok megvalósulásának függvényében.
• A HR érettség legmagasabb szintjén az előremutató tervezés nem csak a számszaki munkaerő-tervezésére fókuszál, hanem a minőségi munkaerő-szükséglet tervezésére is a vállalati stratégiához illesztve.

A fejlett munkaerő-tervezés három egymással összefüggő pilléren alapul:

• Vállalati stratégiai kapcsolódás: Hogyan illeszthető a munkaerő tervezés a vállalati stratégiába, hogyan kapcsolóhatóak össze a HR Controlling célok a stratégiai és üzleti célokkal? 
• A munkaerő-tervezés működési modellje: Megadja, hogy milyen a munkaerő-tervezés folyamata, hogyan működik, kik a tervezés szereplői.
• HR controlling adatmodell és eszköz: Megmutatja, hogy mi a munkaerő-tervezés folyamatához legjobban illeszkedő HR rendszer, ami támogatja az elemzéseket és a beszámolást.

Ha a HR rendszer nem illeszkedik a vállalati stratégiába, akkor csak egy eszköz marad, ami adott esetben egy vállalti céloktól független adatot tervez és használ, azokat elemzi, és nem képes visszacsatolást adni az üzleti célokhoz. Amennyiben a munkaerő-tervezés nem a stratégiai terv eredménye, nem a vállalati célokat tükrözi már a létszámtervekben sem, így az ezen alapuló személyi költségterv sem képes megfelelő mértékben kapcsolódni a pénzügyi tervezéshez.

Hogyan építhető fel a munkaerő-tervezés folyamata?

A munkaerő-tervezés folyamatában az a legfőbb megközelítés, hogy a jövőbeni munkaerő-állomány az üzleti igényekhez igazodjon. A stratégia mentén építjük fel a munkaerő-tervezési folyamat lépéseit:

• A kiindulási helyzet meghatározása, stratégiai elemzés: A munkaerő-tervezést befolyásoló belső és külső tényezők azonosítása, mint például a vállalati stratégia, a működési modellek, piaci helyzet.

• Stratégia meghatározása: A vállalat fő stratégiai területeinek meghatározása hosszú távon (3-5 év), munkaerő-tervezési szempontból az új munkaerőigények felmérésének céljával.
• A jövőbeli stratégiai célok meghatározása: A jövőbeli munkaerővel kapcsolatos célkitűzések, kulcsmutatók (KPI-ok) meghatározása a befolyásoló tényezők figyelembevételével.  
• A munkaerő-stratégia kidolgozása: Forgatókönyvek kidolgozása hosszú távra (3-5 év) a jelenlegi és a jövőbeli munkaerő közötti állapot eléréséhez, átalakítási ütemtervek kidolgozása.

A munkaerő-tervezés más üzleti és HR folyamatokra is hatással és egyúttal kölcsönhatásban is van. A munkaerő-tervezés sikerének egyik kulcstényezője a folyamat integrációja más HR és üzleti folyamatokba, mint:

• Toborzási és kiválasztási folyamat: A munkaerő-tervezés segítségével hatékonyabbá és célzottabbá válnak a toborzási stratégiák. A tervezés segít meghatározni, hogy milyen pozíciókat és mikor kell betölteni, milyen kompetenciákra van szükség, így optimalizálható a kiválasztás folyamata.
• Karriertervezés, utódlástervezés: A munkaerőtrendek és jövőbeli kompetenciaigények alapján adatot szolgáltat a karriertervezéshez, jövőbeli vezetői karrierutak kialakításához.
• Teljesítményértékelés és fejlesztések: A munkaerő-tervezés során azonosított kompetenciahiányok alapján fejlesztési programokat lehet kialakítani, amelyek segítik a munkavállalók képességeinek fejlesztését. A tervezés során meghatározott célok és elvárások beépülnek az értékelési folyamatokba, így a teljesítményértékelés rendszerére is hatással van.
• Szervezeti változások kezelése: A munkaerő-tervezés támogatja a szervezeti struktúra optimalizálását, például az új munkakörök kialakítását vagy a meglévő pozíciók átalakítását. A változáskezelési folyamatokban is kulcsszerepet játszik, mivel segít előre jelezni a változások munkaerőre gyakorolt hatásait és megtervezni a szükséges lépéseket.
• Kompenzáció és juttatások: A munkaerő-tervezés befolyásolja a kompenzációs és juttatási rendszerek kialakítását, mivel segít azonosítani a piaci trendeket és a szervezeti igényeket. Ezáltal a bérezési struktúrák és juttatások jobban igazodnak a szervezet céljaihoz.
• Személyi költségek tervezése: A pontosabb létszám-tervezés alapján a bér- és bérjellegű költségek is könnyebben tervezhetőek, ami a vállalat eredmény- és likviditási tervére van hatással.

A munkaerő-tervezés - összetettségéből eredően - szinte minden HR-folyamatra hatással van, beleértve a toborzást, a teljesítményértékelést, a képzést, a kompenzációt, a változáskezelést. Ezáltal biztosítja, hogy a szervezet megfelelően felkészült legyen a jelenlegi és jövőbeli kihívásokra.

Miben rejlik a munkaerő-tervezés sikerének a kulcsa?

Ha egy vállalat magasabb érettségi fokra szeretne lépni a munkaerő-tervezésben, az alábbi tényezők határozzák meg sikert:

• igazodás és alkalmazkodás a vállalat stratégiájához és a működési igényeihez
• a munkaerő-tervezési folyamat integrálása a tágabb HR- és üzleti folyamatokba
• költségtudatos tervezés az optimális létszámterv kialakításához
• piaci trendek, hatások beépítése a tervezési folyamatba
• alkalmazkodás a technológiai fejlődéshez, munkaerő-tervezési eszköz használata
• a tervezésben érdekelt felek, szereplők bevonása, visszajelzések becsatornázása a tervezési folyamatba

Szerzők:
Czirók Márta, vezető tanácsadó
Wéber Zsófia, vezető tanácsadó