Szakmai cikk

Milyen jó gyakorlatokkal segíthetjük az otthon dolgozó munkatársainkat?

Otthoni munkavégzés hatékonyan

Puzsár Fanni

Fotó: Andrew Neel / Unsplash

Sokan szorultunk most a lakásba, de jó esetben a munka nem áll meg. Mi több, a vállalatnak most még inkább szüksége van a munkavállalóira, hogy fenntartsa eredményességét. Hogyan motiválhatjuk magunkat és vállalatunk munkavállalót, hogy továbbra is hatékonyan dolgozzanak? Akkor is, ha otthon nehezebb koncentrálni a munkára, mert a kollégák nincsenek körülöttünk; a lakás körüli rengeteg teendő és egyéb figyelemelvonó tényezők viszont annál inkább.

Amy Wrzesniewski, hosszú ideig vizsgálta az emberek – köztük a távmunkában dolgozók – munkához való kapcsolódását. Úgy találta, három tényező segít elkezdeni, illetve fenntartani a munkamotivációt: a személyes kontaktus, a munkahelyszín és a rutinok kialakítása. Következő cikkünkben mi is ebben a keretben adunk néhány tippet arra, milyen javaslatokat tehet a vezető és a szervezet, hogy ösztönözze az irodai munkát végzők hatékonyságát.

A tippek kialakításánál szem előtt tartottuk a viselkedési közgazdaságtan és a „nudge” elveit is. A vágyott viselkedés eléréséhez itt is megállja a helyét a The Behavioural Insights Team által jegyzett és általunk korábban bemutatott EAST modell. Eszerint arról kell gondoskodnunk, hogy a kívánt magatartás – azaz a hatékony otthoni munkavégzés és az adott cél elérése – a dolgozó számára legyen egyszerűen értelmezhető (Easy), vonzó (Attractive) - pl. fejlődési lehetőség, elismerés -, szociális (Social) - amitől a csoport részének érezheti magát a munkavállaló -, időhöz kötött (Timely).

Tippjeinket tehát Amy Wrezniewski hármas keretrendszerére és a viselkedési közgazdaságtan, illetve a nudge alapjaira építettük.

Teremtsük meg és tartsuk fenn a motivációt személyes kapcsolódásokkal!

  1. Tartsunk közös napkezdő és napzáró meetingeket, amikre a vezető előre meghívókat küldött! A nap elején így a munkavállalókkal együtt definiálhatjuk a napi célt, és ehhez listázhatjuk a szükséges teendőket, amelyeket felelősökhöz és határidőkhöz rendelünk. A munkavállalók bevonásával létrejön az önkéntes és személyes felelősségvállalás, ami segít fenntartani a nap folyamán is a belső motivációt. Minél kevesebb erőfeszítést jelentsen a dolgozóknak ezekhez csatlakozni, illetve számontartani feladataikat. A nap végi státusz segíti azt is, hogy sikerélménye legyen a munkavállalóknak, lássák saját előrehaladásukat.

  2. Nap közben tartsunk rövid követő meetingeket, akár kamerás megosztással! Ezeket is ütemezze a vezető a feladatok komplexitása szerint; határozza meg a meghívottak (szűkebb) körét. Érdeklődjön közvetlenül személyekhez intézett kérdésekkel, hogy szükségük van-e segítségre. Az érdeklődés soha ne sugalljon bizalmatlanságot! A személyes légkört segíti az is, ha látjuk munkatársunkat. Bizalmunk megnyilvánulhat abban is, hogy a munkavégzés módjában teret engedünk, miközben az elérendő cél és határidő fix. Ez nem egyenlő a magára hagyással: adjunk meg minden segítséget, ha elakadt a munkavállaló!

  3. Vezetőként hagyjunk több időt a motiválásra, személyes elismerésre! Direkt módon is emeljük ki a munkavállalók szervezeti- vagy csoportteljesítményhez, esetleg ügyfélelégedettséghez való hozzájárulását. Köszönjük meg az aznapi munkát, hiszen munkavállalóink nehezített körülmények között látják el feladataikat. Továbbá az emberi kapcsolódás, az elismerés növeli a szervezethez, csapathoz tartozás érzését, csökkenti az izolációt, megerősíti és vonzóvá teszi a kívánt viselkedést.

  4. Tartsuk fenn az informális kommunikációs hálózatot, mely nagy értéket jelent a szervezet számára! Ezt tehetjük online vagy telefonon lebonyolított könnyed beszélgetésekkel, melyekre ideális időt jelenthet az ebéd- vagy kávészünet (előre leszögezve, mikor kapcsolódunk szét és folytatjuk a munkát). Kommunikáljunk minél több típusú csatornán (telefon, videohívás, chat), hogy élőbbé tegyük a kapcsolatot. Arra azonban figyeljünk, hogy ne használjunk túl sok platformot, mert elvész az információ! Inkább válasszunk ki egyet, ami univerzális: hang-, videohívás, chat és fájlmegosztás funkciókkal is ellátott. Ezt a mobilunkra telepítve akár a telefonhívás élményét is meg tudja adni.
    Az informális beszélgetések során meghallgathatjuk a dolgozók problémáit, illetve segíthetjük őket a hatékonyságot növelő gyakorlatok kialakításában is. Ez szintén segít kapcsolódni a szervezethez, csökkenti a nehézségekkel való egyedüllét érzését.

Teremtsük meg és tartsuk fenn a motivációt egy ideálisan kialakított munkahelyszínnel!

  1. Álljon rendelkezésre irodai környezet! Elég egy csendes sarok, egy jól berendezett és letisztult íróasztal és egy kényelmes dolgozószék. Az asztalunkat rendezzük el úgy, hogy minél inkább irodára hasonlítson. Jöhet a naptár, a jegyzetpapír és a toll a napunk tervezéséhez, nap közben felmerülő teendők lejegyzéséhez. Biztosítsuk a technikai feltételeket, illetve minden olyan eszközt, amelynek keresgélése megszakítaná a napi munkánkat: legyen karnyújtásnyira például a laptop- és telefontöltő, legyen internet, VPN kapcsolat és legyenek telepítve a programok, amelyek szükségesek.

  2. Ne legyen semmi a munkavégzési környezetben, ami elvonná a figyelmet! Kerüljük a TV, rádió és egyéb zajos eszközök jelenlétét, mert kizökkentenek, rontják a hatékonyságot.

  3. Kérjük meg a lakásban tartózkodókat, hogy ne zavarjanak, amikor a munkaasztalnál ülünk vagy telefonálunk (csak ha kritikus a helyzet, amire néhány példát is hozhatunk). Néhány szünetünket időzíthetjük közösre, de hagyjunk saját szüneteket is, amikor kikapcsolhatjuk az agyunkat. Ha a gyermek(ek) lefoglalása is a mi feladatunk, igyekezzünk neki(k) olyan elfoglaltságot találni, ami hosszabb időre leköti, így nekünk is lesz több-kevesebb időnk elmélyedni a munkában.

Teremtsük meg és tartsuk fenn a motivációt rutinokkal!

  1. „Érkezzünk meg” utazás nélkül! Ez jelenthet egy reggeli sétát, futást – ha nem forgalmas helyen lakunk –, vagy akár relaxációt. Öltözzünk fel hasonlóan, mintha munkába mennénk, mert ez megteremti a munkahangulatot. Ezek mellett indításként főzhetünk egy teát, listázhatjuk az aznapi teendőket, illetve a munkavégzéshez szükséges inputokat. Azáltal, hogy ezeket egyszerre kérjük be, se magunkat, se mást nem kell többször kizökkentenünk a munkából.

  2. Fixáljuk a munkaidőt! Ha tudjuk, hogy reggel és este marad elég időnk kikapcsolódni, elvégezni a lakás körüli teendőket, foglalkozni a gyerekekkel, akkor könnyebben álljuk meg napközben az ezekbe való bele-bele kapást. Tartsuk magunkat a kitűzött időhöz!

  3. Szünetre ilyenkor is szükség van, de itt is tartandó az idő! Óránként néhány percre belefér egy kávé, egy hír elolvasása, egy rövid levegőzés vagy szellőztetés. Illetve délelőttre és délutánra érdemes ütemezni két gyors, egészséges nassolást is. Figyeljünk rá, hogy a csipegetés ne csak kifogás legyen a munka megszakítására.

  4. Legyen meg a munkából való kicsekkolás élménye is! Érdemes ilyenkor bezárni az alkalmazásokat, e-mailezést, lecsukni a laptopot, rendbe tenni az asztalt, hogy másnap tisztán várjon. És kezdődhet a szabadidő!

+1 tipp: Néhány nap próbaműködés után érdemes visszatekinteni és sorra venni, hogyan viselkedtek az embereink, illetve mi magunk az elmúlt napokban. Ezt bátran megbeszélhetjük velük is egy következő reggelen. Mi az, ami jól működött és mi az, ami a legjellemzőbb kizökkentő indok volt? Mit tehetünk még a hatékonyabb munkáért?

A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója