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Wie in der Einführung bereits aufgezeigt, müssen Verantwortliche hierfür die vier Dimensionen Unternehmenskultur, Prozesse, Technologie und Organisation parallel und aufeinander abgestimmt angehen. Da die Dimensionen in starker Abhängigkeit zueinander stehen, ist es wesentlich, jeweils vergleichbare Maturitätsniveaus zu erreichen, um Automatisierung unternehmensweit voranzutreiben. Aufgrund der Wettbewerbssituation ist das Zielbild in jeder Dimension das höchstmögliche Maturitätsniveau. Im Folgenden beleuchten wir die vierte Dimension: Organisation.

Für erfolgreiche und nachhaltige Prozessautomatisierung stellt diese Dimension die notwendigen Rahmenbedingungen zur Verfügung. Hierzu zählen die richtige Governance (d. h. Rollen, Gremien, Entscheidungen) sowie das Business Process Management (BPM) als die Schlüsseldisziplin, die Automatisierung treibt. Auf dem höchsten Maturitätsniveau ist dies eine eigene Unternehmensfunktion, die von einem entsprechenden Tool-Set unterstützt wird, Mitarbeitende mit speziellen Prozessoptimierungs- und Automatisierungs-Skills in einer eigenen Organisationseinheit bündelt, Rollen und Verantwortlichkeiten in den Unternehmensprozessen definiert und die Governance dieser Rollen festlegt und koordiniert.

Beispielsweise wird eine integrierte BPM-Governance mit klarer Organisation und praktikablen Rollen verankert, indem ein Center of Excellence (CoE) für «Process Excellence» oder «Process Automation» eingerichtet wird und das BPM verantwortlich führt.  Damit wird es zum Dreh- und Angelpunkt für Automatisierungsthemen, Optimierungsprojekte sowie die Prozessarchitektur. Zudem definiert es die Governance über die Prozesse, stellt die BPM-Tools, ist die Schnittstelle zur IT-Architektur und beaufsichtigt die automatisierten Prozesse. Process Owner für die einzelnen Prozesse werden definiert und in End-to-End-Prozess-Gremien zusammengeführt und koordiniert. Das CoE orchestriert diese Gremien, stellt die benötigten Werkzeuge zur Verfügung, schult die Teilnehmer und bringt Use Cases ein.

Hilfreich ist es, wenn Sponsoren in der Geschäftsleitung der Effizienz- und Performance-Verantwortung für End-to-End-Prozesse den notwendigen Nachdruck verleihen. Diese Sponsoren engagieren sich in «ihren» End-to-End-Prozessen, machen Vorgaben bezüglich der Optimierung und Automatisierung, geben die notwenigen Budgets frei und lassen sich laufend über den Fortschritt unterrichten. Innerhalb der Geschäftsleitung sind sie für die Kosten und den Automatisierungsgrad «ihres» Prozesses verantwortlich und berichten darüber regelmässig in einem Standardtraktandum.

Wir beraten Sie gerne auf dem Weg, die Prozesse in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu optimieren und zu automatisieren – sprechen Sie uns an!