Aus einer Position der Stärke und der Weitsicht heraus ging ein führender Europäischer Versicherer ein umfassendes Programm zur Effizienzsteigerung an. Der Fokus lag dabei auf den Corporate Functions, den Gruppenfunktionen, allen Kernprozessen, dem Projektportfolio und den Sachkosten, die durch den Einkauf im Heimatmarkt optimiert werden sollten.

Ziel war es, die Primärkosten zu senken, um so die Effizienzlücke gegenüber dem Wettbewerb zu schließen und Kostennachteile zu beseitigen. Auf diese Weise wollte sich der Versicherer besser in seinem sich wandelnden, von Preisdruck und von potenziell schwacher Nachfrage geprägten Markt behaupten. Darüber hinaus positioniert sich das Unternehmen als attraktiver Partner für Makler, Agenten und Vertriebspartner.

Zur externen Unterstützung seines ambitionierten Vorhabens beauftragte der Versicherer die Expertinnen und Experten von Horváth, die mit Erfahrungen aus zahlreichen erfolgreichen Cost-Efficiency-Projekten in der Branche sowie mit ihrem Best-Practice-Ansatz überzeugten. Diese bewährte Methode passen die Beraterinnen und Berater stets an die individuellen Anforderungen der Kunden an.

Als Basis für das Effizienzprogramm entwickelte das Beraterteam aus seiner Außenperspektive eine Reihe von Core Beliefs und glich sie mit Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten ab. Zentrale Core Beliefs waren u.a. folgende:

• Simplicity wins: Einfachheit ist der Treiber für Kundenzufriedenheit und Kosteneffizienz
• Effizienzsteigerung ist kein Projekt, sondern eine Journey. Das Projekt ist nur der Beginn der Reise. Im Projekt muss das Zielbild aber zu Ende gedacht werden und eine positive Fortführung sichergestellt werden

Zudem half eine Reason-Why-Phase, um die Nachhaltigkeit des Vorhabens strategisch zu verorten, das „Why now & if not“ genau herauszuarbeiten und Leitlinien hierfür zu Beginn des Projekts festzulegen. Dies bot Orientierung, wirkte sinnstiftend und schuf einen festen Ankerpunkt für den Transformationsprozess. Denn Kostensenkung macht zu keinem Zeitpunkt Spaß, daher muss man überzeugt sein, warum man das Effizienzprogramm tun muss.

Das Team von Horváth band von Anfang an alle Führungskräfte des Versicherers ins Projekt ein, um begleitend eine transparente Kommunikation in die gesamte Organisation hinein sicherzustellen. Dies sollte informellem „Flurfunk“ und eventuell daraus entstehenden Vorbehalten gegenüber dem Programm entgegenwirken. Die Beraterinnen und Berater entwickelten gemeinsam mit den Projektverantwortlichen im Unternehmen Kommunikationsmaßnahmen für Führungsteams und Mitarbeitende. Dies und ein kontinuierliches Change-Management erwiesen sich bei der Umsetzung des Programms als Erfolgsfaktoren.

Die Potenziale wurden anschließend in konkrete Maßnahmenpläne überführt und entsprechende Projekte zur Umsetzung aufgesetzt. Horváth unterstützte bei der operativen Verankerung der Maßnahmen, sodass der Versicherer rasch erste positive Ergebnisse realisieren konnte.

Das Effizienzprogramm markierte für das Versicherungsunternehmen den Anfang einer wichtigen kulturellen Entwicklung hin zu mehr Effizienz und Kostenbewusstsein. Um die Organisation nachhaltig für künftiges Wachstum aufzustellen, setzte das Team zudem ein Future Work-Pilotprojekt auf. Es sollte weitere Effizienzpotenziale identifizieren, adressieren und durch gezieltes Shopfloor-Management realisieren.

Hierfür erarbeitete Horváth gemeinsam mit ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Versicherers zunächst das Konzept, die Methodik und die Werkzeuge für den Roll-out des Future Work in der Gesamtorganisation. Zudem schulten die Beraterinnen und Berater das Kernteam des Versicherers auf eine einheitliche Toolbox (BPMN 2.0 Modellierung, Wertstromanalyse, Turtle & SIPOC 5-W-Analyse & Ishikawa etc.). Das Pilotprojekt verlief äußerst positiv und weckte die Begeisterung für eine Kultur der arbeitsplatznahen kontinuierlichen Verbesserung. Derzeit erfolgt der unternehmensweite Roll-out auf Basis des ausgearbeiteten Konzepts.

Dabei spielten die stufengerechten, transparenten und zeitlich abgestimmten Change- und Kommunikationsmaßnahmen eine wichtige Rolle. Die Beraterinnen und Berater entwickelten daher gezielte Formate für die kontinuierliche Begleitung aller Stakeholder. Dies schuf nicht nur eine große Akzeptanz innerhalb der Organisation, sondern steigerte auch die Bereitschaft, die Herausforderungen aktiv mitzugestalten.

Das Team band die Mitarbeitenden unter anderem über kurze Pulsbefragungen, moderierte Midterm-Reviews, Teammeetings und Newsletter ein und informiert umfassend über die Ziele, Maßnahmen und Fortschritte des Projekts. Auf diese Weise ließ sich Konfliktpotenzial frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern.

Das Programm zur Effizienzsteigerung war für den Versicherer ein voller Erfolg. Das Beraterteam von Horváth unterstützte das Unternehmen dabei, die Transformation aus eigener Kraft voranzutreiben und die dafür notwendige Haltung fest in der Organisation zu verankern. Dabei erwiesen sich die klare Formulierung des Reason-Why, der Best-Practice-Ansatz von Horváth, die Verankerung eines Future Work und ein konsequentes Change-Management einmal mehr als Erfolgsfaktoren.